Réduire les charges sociales avec les chèques cadeaux et les bons d’achats

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QU’EST-CE QUE LE CHÈQUE CADEAU OU LE BON D’ACHAT ?

Les chèques cadeaux et les bons d’achat sont des avantages en nature  attribués par le comité d’entreprise (pour les entreprises de plus de 50 salariés), ou par la direction de l’entreprise. Ils se présentent sous forme de chéquiers comprenant un ou plusieurs chèques d’un montant déterminé. Achetés par l’entreprise ou par le CE, ils sont attribués en cadeau aux salariés et sont utilisés sous forme de crédit d’achat dans une ou plusieurs enseignes.

Ils sont attribués à l’ensemble du personnel salarié sans distinction d’activité ou de quel qu’autre critère discriminatoire que ce soit  (ancienneté, qualité de travail, résultats individuels, …). Notons que les stagiaires disposent des mêmes droits que les salariés pour bénéficier des activités sociales et culturelles du CE.

Important :

Par ailleurs, la distribution de bons d’achats ou de chèque cadeaux ne doit pas se substituer à d’autres éléments de rémunération  comme une prime de fin d’année, un treizième mois, ….

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QUELS SONT LES AVANTAGES DES CHÈQUES CADEAUX ET BONS D’ACHATS ?

Les chèques cadeaux et bon d’achats dont le montant total annuel par événement est inférieur à 165€ en 2018 (5% du plafond mensuel de la sécurité social) ont un double avantage :

• Ils sont exonérés de cotisations sociales ce qui est profitable à l’entreprise,
• Ils sont exonérés d’impôts sur le revenu ce qui optimise la fiscalité de l’employé.

Si par contre leur montant total dépasse le plafond autorisé par événement, la partie excédentaire perdra l’exonération de cotisation sociale et d’imposition sur le revenu.

Pour bénéficier des exonérations, les chèques cadeaux et bons d’achats doivent répondre à chacune des trois conditions suivantes :

1. être distribué à l’occasion d’un événement,
2. être attribué dans le cadre d’une utilisation déterminée
3. respecter le plafond maximum autorisé de 5% du plafond mensuel de la sécu soit 165 € pour 2018.

1/ Les bons d’achats ou chèque cadeaux doivent être remis à l’occasion d’un événement particulier

L’administration fiscale reconnait les événements particuliers suivants :

• Le mariage ou le PACS ;
• La naissance d’un enfant ;
• La fête des mères et la fête des pères ;
• Le départ à la retraite d’un salarié ;
• Les fêtes de Sainte Catherine et Saint Nicolas (dans des conditions précises) ;
• Le Noël des salariés et celui de leurs enfants de moins de 16 ans ;
• La rentrée scolaire pour les enfants des salariés (de moins de 26 ans).

Il faut aussi que le salarié soit concerné par l’événement pour lequel il reçoit son chèque cadeau ou son bon d’achat. Un salarié sans enfant ne peut donc pas en bénéficier de bons d’achats lorsqu’ils sont distribués lors de la rentrée scolaire ou la fête des pères.

2/ Utilisation déterminée

L’utilisation du bon d’achat ou du chèque cadeau doit avoir un lien avec la nature de l’événement pour lequel il est distribué.  Il doit préciser soit la nature du bien ou de l’événement concerné soit préciser l’enseigne ou les rayons de plusieurs magasins où il peut être utilisé.

Un chèque cadeau pour la rentrée scolaire doit permettre d’acheter des fournitures scolaires, un bon d’achat offert à l’occasion d’une naissance devra quant à lui servir à acheter de la puériculture ou tout autre article en lien avec la naissance d’un enfant.

3/ Montant conforme aux usages

Pour chaque événement qui peut donner lieu à l’attribution d’un chèque cadeau ou d’un bon d’achat, l’administration fixe un plafond maximum égal à  5% du plafond mensuel de sécurité social (165 euros en 2018), par salarié et par an.

En ce qui concerne les chèques cadeaux et bons d’achat remis à l’occasion des fêtes de Noël,  le plafond est de 5% du plafond mensuel de la sécu par enfant et par salarié. Ainsi un père ou une mère de famille de 2 enfants bénéficiera d’un plafond de 165 € pour lui + 2 x 165 € pour ses enfants soit un total de 495 € en 2018.

Pour le rentrée scolaire, le plafond maximum est de 5% du plafond mensuel de la sécu par enfant (165€ en 2018) soit 330 € pour un employé parent de 2 enfants.

Exemple pratique

Une entreprise accorde des bons d’achat aux salariés à l’occasion de leur mariage (150 euros), de la naissance d’un enfant (120 euros) et pour noël (100 euros). Les bons sont échangeables dans des enseignes de grande distribution.

Si un salarié se marie en cours d’année et a un enfant en octobre. L’entreprise lui versera donc 150 + 120 + 100 (pour lui-même) + 100 (pour son enfant)= 470 euros cumulés pour les 3 événements.

• le montant global étant supérieur à 165 euros, il être attentif à ce que les 3 conditions d’exonérations soient réunies ce qui est ici le cas puisque :
• chaque événement figure sur la liste des événements autorisés,
• le salarié est concerné par chacun d’eux,
• que les bons permettent l’achat de biens dans tous les rayons du magasin et que chaque bon ne dépasse pas 165 euros.

Les 470 euros seront donc bien exclus de l’assiette des cotisations et contributions sociales.

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LE CONTRÔLE URSSAF DES BONS D’ACHATS DES CHÈQUES CADEAUX

Lors d’un contrôle URSSAF, le contrôleur opère en deux phases. Dans un premier temps il vérifie le montant des bons d’achats et chèques cadeaux attribués au cours de l’année pour chaque salarié.  Si aucun montant ne dépasse le seuil maximum, il ne poursuit pas sn contrôle sur les bons d’achats.

Si par contre certains montants sont supérieurs au seuil maximum (165 € en 2018), il va alors approfondir son contrôle pour s’assurer que les bons d’achats et les chèques cadeaux cumulés de chaque événement et de chaque salarié répondent bien aux trois critères.