Les étapes d’un projet

Dès lors qu’un projet existe, connaître les étapes de sa mise en œuvre d’un projet est important, quelle que soit sa taille. Une bonne méthodologie dans ce domaine facilite la mise en place du projet.

Afin de permettre d’en savoir plus à ce sujet, cet article présente l’essentiel à savoir sur les étapes d’un projet de création ou d’entreprise.

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Qu’est-ce qu’un projet ?

Nous avons tous des projets. Dans notre vie personnelle (projet sportif, acheter un objet …) comme dans notre vie professionnelle (créer une entreprise, développer une nouvelle activité, atteindre nos objectifs …). Pour mieux comprendre les étapes d’un projet, il est primordial de savoir qu’un projet se définit comme un ensemble d’actions coordonnées, réalisées par une équipe afin de répondre à un besoin spécifique.

Il vise l’atteinte d’un objectif précis, défini en amont et reposant sur les composantes suivantes :

• Les délais ;
• Les ressources (matérielles, financières, humaines ou logicielles) ;
• Les coûts (en temps et en argent).

Pour appréhender les contours d’un projet, la méthode QQOQCCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?) est celle qui est généralement utilisée. Elle permet en effet de définir les éléments ci-après :

• Les actions à mener ;
• Les personnes concernées ;
• Les lieux ou les domaines touchés ;
• Les grandes étapes de sa réalisation et sa programmation dans le temps ;
• Les moyens et les méthodes à mettre en œuvre pour sa réussite ;
• Le budget prévisionnel des dépenses ;
• Les motifs ainsi que les objectifs.

C’est la réunion de tous ces éléments qui constitue le projet. Bien souvent, celui-ci doit proposer quelque chose d’innovant. Il doit permettre à l’entreprise de s’aventurer sur un nouveau marché ou de préparer une nouvelle organisation afin de booster sa performance. Élaborer un projet de création d’entreprise en suivant la méthodologie d’une gestion de projet est aussi un moyen d’optimiser ses chances de réussite. Nos conseils sur les étapes de la création d’entreprise s’inspirent directement de notre expérience, mais aussi des étapes d’un projet réussi.

Au regard de cela, on peut comprendre qu’une majorité de projets présente un niveau de risque élevé pour celui ou ceux qui le portent. Il est donc fondamental qu’il soit planifié et réalisé suivant une méthodologie stricte et rigoureuse.

Il convient par ailleurs de noter que le projet, à toutes les étapes de sa mise en œuvre, fait face à des contraintes aussi bien internes qu’externes. Il peut aussi parfois être freiné par le temps et la non-disponibilité d’argent.

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Quelques notions importantes sur les caractéristiques d’un projet

Gérer un projet

sert à organiser et à veiller au bon déroulement des actions d’un projet, tout au long de son cycle de vie. La présentation de certaines notions dans ce sens est essentielle pour une meilleure compréhension des étapes d’une gestion de projet.

Les bénéficiaires d’un projet

Les bénéficiaires d’un projet sont les personnes impliquées ou touchées par les activités d’un projet, et qui tireront un intérêt de sa mise en œuvre. Dans le cas d’un projet d’entreprise, les bénéficiaires sont généralement :

• Les clients ou utilisateurs ;
• Les employés ou collaborateurs ;
• L’entreprise et ses partenaires ;
• Le porteur du projet.

Le cycle de vie d’un projet

Le cycle de vie d’un projet est une notion qui englobe les étapes d’un projet. Il peut se définir comme un ensemble de phases par lesquelles un projet passe pendant sa mise en œuvre. Chacune de ces phases se décompose en de nombreuses étapes.

Toutefois, cela peut laisser penser qu’un projet, surtout en entreprise, peut se terminer complètement. Ce n’est pas vraiment juste. Il faut plutôt voir le projet comme quelque chose qui n’a pas de fin.

En effet, il touche au cœur même de l’entreprise et suit son évolution. Alors, si sa réalisation est un succès, ses effets se feront toujours sentir d’une autre manière, même après la date prévue normalement pour son terme.

Le management d’un projet

Le management de projet désigne l’ensemble des outils, techniques et méthodes comme le diagramme de Gantt permettant à un responsable de projet et à son équipe de conduire et de coordonner les activités d’un projet.

À la différence de la mise en œuvre des étapes d’un projet, le management de projet prend en compte la dimension humaine et relationnelle. En effet, il implique de savoir diriger et fédérer des équipes, tout en maintenant leur motivation dans l’accomplissement de leurs missions.

Ainsi, en vertu du management de projet, le responsable de projet doit veiller à la qualité du travail en :

• Stimulant l’intelligence de tous les collaborateurs ;
• Distinguant les talents ;
• Associant les compétences ;
• Instaurant une bonne ambiance au sein des équipes ;
• Rendant équitables les charges de travail ;
• Sécurisant la vie des collaborateurs.

Les principales étapes d’un projet

Les étapes d’un projet sont définies en fonction du principe PDCA (Plan-Do-Check-Act) qui signifie en français : Prévoir, Faire, Vérifier, Agir. En fonction de cette règle, la gestion d’un projet se fait en 5 phases clés.

Préciser les objectifs du projet

Parmi les étapes d’un projet, la première consiste à identifier ses besoins et clarifier les causes à l’origine du projet. En entreprise, un projet peut résulter :

• Du contexte présent ;
• D’un constat ou d’une intuition ;
• D’une problématique particulière ;
• D’un besoin interne ou externe.

Le projet doit être clair et précis. Pour cela, il faut d’abord bien définir ses objectifs. Ce sont ces derniers qui conditionnent le reste de ses éléments et permettent de savoir ce vers quoi il va mener, ainsi que les résultats qui seront obtenus.

Analyser le projet

Après avoir clairement défini les objectifs du projet, l’étape suivante des différentes étapes d’un projet consiste à effectuer une étude qui permettra de s’assurer de son opportunité et de sa faisabilité. Cela revient à :

• Comprendre et évaluer les aspects technique, juridique, commercial, financier et humain du projet ;
• Se pencher sur les éléments existants (résultats commerciaux, chiffres de l’entreprise, concurrence, bonnes pratiques, environnement des affaires, fournisseur, satisfaction client, tendances, benchmark, etc.) ;
• Réaliser une étude de marché.

Cette étape permet de trouver des propositions et de préciser les objectifs afin d’affiner les termes du projet.

Planifier les tâches comprises dans les étapes d’un projet

Une fois le projet bien ficelé, vient ensuite le moment de composer l’équipe projet et plus important encore, d’identifier et de planifier les actions qui permettront d’atteindre les objectifs préalablement définis. Il s’agit là d’une des importantes étapes d’un projet.

À ce niveau, il va falloir dresser une liste détaillée et chronologique des tâches à réaliser. Pour chaque activité identifiée, il convient de préciser la nature ainsi que les ressources qui seront utilisées, sans oublier les collaborateurs qui seront impliqués.

Réaliser le projet

Lorsque toute la planification est faite et que l’équipe projet est prête, place maintenant à l’action. La réalisation du projet est l’une des dernières étapes du projet. Toutefois, à cette étape, il est primordial de définir les indicateurs de réussite du projet. Ils doivent être axés sur :

• Le chiffre d’affaires ;
• Le suivi des écarts ;
• Le taux de satisfaction client, etc.

La mise en œuvre du projet doit être placée sous un responsable. En tant que garant de l’exécution des travaux, il coordonne toutes les activités et veille au respect de la planification ainsi qu’à la bonne utilisation des ressources du projet.

Ajuster et assurer le suivi du projet

Beaucoup de situations imprévues peuvent se présenter lors de la réalisation d’un projet. Pour cela, toute l’équipe, spécialement le responsable du projet, doit faire preuve d’adaptabilité. L’équipe va devoir jongler avec les imprévus et effectuer régulièrement les ajustements nécessaires.

En dehors de cela, il faut noter que tout au long de la mise en œuvre d’un projet d’entreprise, il est essentiel de réaliser un suivi minutieux. Cela permet de mesurer à chaque étape du projet, les performances de l’équipe et de s’assurer de l’atteinte effective des objectifs.

Le suivi des étapes du projet doit porter sur les ressources humaines, matérielles et financières et se baser sur les indicateurs de réussite de projet préalablement définis.

Le respect de ces principales étapes d’un projet doit aider à sa réussite.