Comment équiper le bureau d’un collaborateur en télétravail ?

En effet, le travail à domicile implique la possibilité que des employés aient à manipuler des informations confidentielles ou tout au moins délicates. Entre les règles à appliquer et les mesure de sécurités essentielles, cet article fait le point sur les équipements auxquels il faut penser lorsque l’entreprise envoie un de ses salarié en télétravail.

Le matériel à prévoir

L’entreprise se doit de fournir aux employés en télétravail le matériel informatique et bureautique nécessaire à l’accomplissement de sa mission. Cela concerne le plus souvent l’ordinateur, l’imprimante et éventuellement un peu de matériel de stockage informatique.

La société doit aussi s’assurer que le collaborateur dispose du mobilier de bureau nécessaire (table, bureau, chaise, …) ainsi que des fournitures de bureau (papier, chemises, stylos, …) et bien évidemment les timbres et frais d’envoi. Pour éviter les problèmes de sécurité, certaines entreprises préfèrent fournir des armoires métalliques (hautes ou basses) fermant à clé afin que les dossiers importants puissent être rangés à l’abri des regards.

Les frais de communication (forfaits téléphoniques professionnels, abonnement internet, et éventuellement les abonnements aux solutions informatiques nécessaires pour travailler à distance).

La sécurisation des données informatiques

En matière informatique, l’un des risques majeurs est le piratage des données. Pour éviter les mauvaises surprises certaines règles de sécurités doivent être respectées.

Dès lors qu’un collaborateur a besoin de se connecter depuis son domicile sur le réseau de la société, il est nécessaire de mettre en place un VPN ou Virtual Private Network. Cette démarche consiste à établir une connexion internet sécurisée entre l’ordinateur du collaborateur et le réseau de l’entreprise. De plus, lorsque les données manipulées par le collaborateur sont sensibles voire confidentielles, il est préférable de compléter le VPN par un système de cryptage, seule solution pour sécuriser efficacement les échanges d’informations. Le VPN seul ne suffira toutefois pas à sécuriser tous les échanges, c’est l’ensemble des systèmes de communications (mails, tchat, visio, transferts de documents, …) qu’il faudra sécuriser en utilisant des solutions cryptées.

Ces pratiques sécurisent l’entreprise contre les attaques informatiques mais aussi contre la perte ou le vol des supports de stockage comme une clé USB. Elles ne sont toutefois réellement efficaces que si elles sont adossées à une sensibilisation et parfois une formation des collaborateurs et la signature d’une charte informatique mise à jour régulièrement.

Des outils et des moyens de travail adaptés au télétravail

Le travail à distance modifie fortement l’organisation et mode de travail des équipes. Il est plus souple mais aussi plus individualisant ce qui peut être mal vécu par le personnel notamment lorsque les outils et les moyens ne sont pas bien appropriés.

Il existe une grande diversité d’outils collaboratifs tant en termes de typologie d’outils come le partage de documents, les agendas partagés, que les logiciels en mode Saas (outils de comptabilité, logiciels de facturation, signature, élaboration documentaire, …). La plupart disposent de version sécurisée, il est important de s’assurer que les collaborateurs n’utilisent que des logiciels connus et validés par le service informatique. Dans bien des cas, l’entreprise devra investir dans des version premium qui sont mieux adaptées au monde professionnel que les versions gratuites.

Pour ce qui est des échanges documentaires, la solution la plus sécurisante est la mise en place d’un Webmail qui permet d’avoir accès à l’ensemble des mails à distance. L’entreprise privilégiera aussi l’utilisation d’un logiciel d’échange en ligne (chat, envoi de documents, messagerie instantanée, …) afin de préserver l’efficacité de chacun ainsi que l’agrément de travail.

Les outils de Visio ou de webconférence doivent aussi être à la hauteur de l’enjeu si l’on veut que les réunions à distance soient efficaces. Ils jouent un rôle important dans le maintien de la culture d’entreprise et du sentiment d’appartenance à un groupe essentiel au bon fonctionnement d’une équipe.

Enfin l’efficacité et la performance passent aussi par l’adaptation des indicateurs de suivi qui doivent être plus orientés sur les résultats obtenus. Au-delà du suivi de la rentabilité, ces indicateurs sont aussi le reflet de la santé psychologique des équipes. Ce sont donc des outils essentiels pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise et la motivation des équipes sur le long terme notamment lorsque le télétravail est imposée comme pendant les périodes de confinement.