Tout savoir sur le cadre légal de l’entretien annuel et de l’entretien professionnel

Définition de l’entretien annuel

Aussi connu sous le nom d’entretien individuel d’évaluation, l’entretien annuel est une pratique RH facultative, mais fortement recommandée aux dirigeants. Il offre un espace d’échange entre l’employeur et le salarié pour faire le point sur les réalisations de l’année passée et définir des objectifs communs pour l’année à venir. C’est un moment clé pour discuter des compétences acquises, des compétences à développer, des axes d’amélioration dans le service, du ressenti du salarié dans l’entreprise et de son environnement de travail. Il porte sur l’évaluation du travail du collaborateur sur son poste au cours de l’année écoulée.

Que veut-on dire par entretien professionnel ?

L’entretien professionnel est un élément essentiel du management en entreprise. Il permet de formaliser les échanges entre le salarié et la direction sur divers sujets tels que les compétences, l’évolution de carrière et la formation professionnelle. C’est un moment d’échange encadré entre le salarié et sa hiérarchie (manager, responsable RH, employeur), visant à discuter des perspectives d’évolution du salarié dans l’entreprise et de ses besoins en formation. Tous les salariés, quel que soit leur type de contrat (CDI, temporaire, contrat de professionnalisation), sont concernés par l’entretien professionnel. Il s’agit d’une obligation légale pour l’employeur, qui doit être proposée tous les deux ans ou après une période d’absence prolongée. Cet entretien permet de planifier l’évolution de carrière du salarié et constitue un complément à l’entretien annuel.

Quelle est la différence entre entretien annuel et professionnel ?

L’entretien annuel a vocation à évaluer les performances du salarié. Il s’agit en effet de faire un état des lieux de l’année écoulée, et de se projeter ensemble pour l’année à venir. C’est au manager de prendre les choses en main et de mener l’entretien. C’est un temps fort de l’année, à la fois pour le manager et le collaborateur.

La vocation de l’entretien professionnel est d’aborder le projet professionnel du collaborateur, autrement dit ses souhaits et perspectives d’évolution et de formation. Ce sont régulièrement les Ressources Humaines qui assurent en direct ces entretiens. Les informations sur les dispositifs tels que la VAE (Validation des Acquis de l’Expérience) et le CPF (Compte Personnel de Formation) doivent être communiquées au collaborateur au cours de l’entretien professionnel. La récurrence des 2 ans est adaptée dans certains cas : congé maternité, congé parental, arrêt maladie de plus de 6 mois, congé sabbatique, etc (pour aller + loin : article L6315-1 du code du travail). Vous devrez, dans ce cas, programmer un entretien au retour du collaborateur.

L’entretien annuel est-il obligatoire ?

Non ! L’entretien annuel individuel n’est pas obligatoire. Il est chaudement recommandé surtout à l’heure où nous écrivons ces lignes dans un contexte de marché du travail tendu. Les exigences des collaborateurs et des entreprises ont évolué et ce genre de moments privilégiés est précieux pour créer un lien avec vos collaborateurs.

Quelles sont les 3 étapes pour bien préparer l’entretien annuel ?

• Communication régulière

En amont, vous pouvez lancer une communication collective “officielle” pour annoncer la campagne d’entretiens annuels. Redonnez du sens sur l’utilité d’un tel exercice et surtout l’importance de le préparer sérieusement.

Ensuite vous pouvez envoyer les trames de manière individuelle en donnant de la visibilité sur les différentes étapes grâce à un retroplanning par exemple.

Enfin, à l’issue de l’entretien avec votre collaborateur, n’oubliez pas de communiquer sur les prochaines étapes : les retours que vous allez lui faire sur ses demandes ou des engagements que vous allez prendre.

• Créer une grille d’évaluation

Créer de manière collective une grille d’évaluation propre à toute l’entreprise : c’est un bon moyen de fédérer vos responsables entre eux et important que chaque collaborateur vive la même expérience, quelle que soit son équipe. Plus d’équité, plus d’unité, plus d’efficacité !

• Préparer les sujets à aborder

En tant que manager, soyez exemplaire et préparez l’entretien de chaque membre de votre équipe. Prenez le temps de réfléchir à la période écoulée (pas seulement les quelques jours précédents), remémorez-vous les succès mais aussi les difficultés rencontrées par votre collaborateur. Réfléchissez en amont aux objectifs que vous allez lui donner et surtout les façons dont vous allez l’accompagner. préparez vos feedbacks positifs et pistes d’amélioration.

L’entretien professionnel est-il obligatoire ?

Oui ! Aussi surprenant que cela puisse paraître car moins connu des entreprises, c’est bien l’entretien professionnel qui est légalement obligatoire depuis 2014. Il doit avoir lieu tous les 2 ans, au moment de la date anniversaire du collaborateur dans l’entreprise. Toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, sont concernées par cette obligation.

Les sanctions en cas de non-respect

En cas de non-respect de l’obligation légale, la sanction consiste à verser des dommages et intérêts pour les entreprises de moins de 50 salariés, ou à abonder le compte personnel de formation à hauteur de 3000€ par salarié pour les entreprises de plus de 50 salariés. Ce rendez-vous constitue un moment privilégié d’échange entre l’employeur et le salarié, axé sur l’identification de ses perspectives d’évolution professionnelle et de ses besoins en formation.

Quelles sont les obligations des employeurs durant un entretien professionnel ?

Les obligations avant l’entretien professionnel

• Fréquence : Tous les deux ans à compter de la date d’embauche pour tous les salariés ; un bilan tous les six ans. Obligatoire pour les salariés de retour de congé (maternité, parental, adoption, sabbatique, proche aidant, longue maladie) et au terme du mandat de délégué syndical.
• Organisation : L’employeur doit prendre l’initiative d’organiser l’entretien professionnel, qui se déroule pendant le temps de travail et suit souvent l’entretien annuel sur la performance du salarié.

Les obligations après l’entretien professionnel

• Formalisme : Chaque entretien doit être formalisé par écrit, avec une copie de la trame complétée est remise au salarié.

La valeur incontestable des entretiens pour la gestion des RH

L’entretien annuel et l’entretien professionnel, bien que différents, sont tous deux essentiels pour le développement de carrière et la gestion des ressources humaines. Alors que l’entretien annuel se concentre sur les performances et les objectifs à court terme, l’entretien professionnel ouvre une perspective plus large sur l’évolution de carrière et les aspirations à long terme de l’employé.

La régularité et l’obligation légale de ces entretiens varient selon les pays et les entreprises, mais leur valeur ajoutée pour l’employé et l’employeur est indéniable.