Efficacité du dirigeant : qu'est ce que la loi de Pareto

L’efficacité et l’efficience du dirigeant se situent dans sa capacité à guider et emmener son équipe vers la réalisation du projet d’entreprise.
Ainsi, l’équipe devra :

• Gérer l’organisation de l’entreprise ainsi que celle du dirigeant….
• Savoir s’organiser en tenant compte de la difficulté des tâches à accomplir, un défi de tous les jours ainsi qu’une preuve d’efficacité personnelle.

L’ensemble de ces missions et responsabilités laisse peu de temps aux dirigeants pour avoir une vision et établir une stratégie à moyen et long terme. C’est pourtant une nécessité pour la réussite de l’entreprise, notamment les TPE et PME qui ont besoin d’un cap clair pour éviter de se disperser.

Souvent (trop) seuls à la barre pour réaliser leur mission, les dirigeants doivent se laisser le temps de la réflexion sur les processus, leur mise en œuvre et l’analyse des résultats. L’efficience, ou la capacité à aller à l’essentiel deviennent une qualité indispensable.

Comment faire le tri entre les tâches incontournables à réaliser et les autres ? Il existe pour cela de nombreux outils dont la loi de Pareto qui,  lorsqu’elle est bien utilisée, peut aider le dirigeant à aller à l’essentiel de manière simple et rapide.
Le blog du dirigeant vous propose de découvrir son intérêt en quatre questions.

1. Qu’est-ce que la loi de Pareto ?
2. Que penser de la loi de Pareto ?
3. Comment utiliser la loi de Pareto ?
4. Quand utiliser la loi de Pareto ?

Qu’est-ce que la loi de Pareto, ou loi des 80/20?

Le principe (ou loi) de Pareto est un outil d’analyse, né des observations empiriques de l’économiste Vilfredo Pareto et au qualiticien Joseph Moses Juran qui diffusera cette notion dès 1954.

En résumé :

Le principe de Pareto, aussi appelé principe des 80/20 ou loi des 80/20, décrit une règle selon laquelle environ 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. Pour donner un exemple concret, on utilise 20% de notre garde-robe pendant 80% du temps, ou encore 20% des maladies prennent 80% du temps aux médecins généralistes …

Que penser de la loi de Pareto ?

Bien cela puisse paraître surprenant, le principe s’applique à de nombreuses situations de gestion, management, réflexion stratégique et peut vous aider à analyser une situation ce qui vous amènera naturellement à améliorer votre efficience et votre efficacité personnelle.

C’est d’ailleurs l’un des premiers apprentissages de la distribution (Toutes les bonnes écoles de management et de gestion en parlent), qui servira pour établir les gammes de produits, trier les tâches à accomplir selon le degré d’importance ou d’urgence, réaliser des implantations …

Nous savons tous que nous perdons beaucoup de temps dans la réalisation des tâches quotidiennes, réduisant ainsi considérablement notre efficacité et notre efficience personnelle. Ainsi, beaucoup de questions peuvent être posées à partir de ce principe pour aider à améliorer efficacité et efficience personnelle.

Et si :

• 80% des résultats que nous obtenons proviennent de (seulement) 20% de notre travail ?
• 80% des retours clients proviennent de (seulement) 20% de produits défectueux ou services inadaptés ?
• 80% du CA provient de 20% des produits ou services proposés ?
• 80% du temps de travail correspond à 20% de votre mission de dirigeant ?
• …

Voici quelques exemples de répartition selon la loi de Pareto :

• 20 % des clients représentent 80 % du Chiffre d’Affaires
• 20% des produits représentent 80% du Chiffre d’Affaires
• 20% des ventes représentent (environ) 80% de la marge bénéficiaire
• 20% des indicateurs fournissent 80% de l’information de gestion
• 20% du personnel total est concerné par 80% des accidents du travail
• 20% des causes peuvent être à l’origine de 80% des défauts
• 20% des clients sont à l’origine de 80% des réclamations
• 20% des pièces stockées dans une entreprise représentent 80% de la valeur du stock
• 20% des fournisseurs représentent 80% du volume d’achat total
• 20% de l’effectif d’une entreprise représente 80% de la masse salariale
• 20% de votre activité fournit 80% de vos résultats
• 20% de la population paie 80% des impôts
• 20% des entreprises réalisent 80% du PIB
• 20% des problèmes représentent 80% des préoccupations
• 80 % d’accomplissement d’une mise au point nécessite 20 % de l’effort en gestion de projets
• …

Il faut, bien évidemment, ne surtout pas en tirer des conclusions hâtives lorsqu’on applique le principe de Pareto, car les 80% qui produisent 20% des effets peuvent avoir leur utilité malgré tout, ou pas.

Le principe de Pareto est applicable concrètement ?

Comme tout grand principe fondamental, il est à adapter, plusieurs constatations peuvent être faites :

• La proportion de 80/20 se constate fréquemment, dans certains cas la règle sera peut-être du 75/25 ou du 60/40.
• Appliquer la loi de Pareto n’est pas un choix, elle se fait naturellement. Dans l’analyse d’une situation, il est possible parfois de compiler des données et tenter d’utiliser cette loi sans pouvoir trouver un rapport significatif.

L’intérêt du principe de Pareto se situe plus dans l’aide qu’il apporte à l’analyste pour aller à l’essentiel. Nous donnons ici un exemple pour expliquer le propos.

Premier exemple

Vous êtes commerçant et vous avez un rayon de biscuits, vous identifiez que 20% de vos produits réalisent 80% de votre CA.

• => Si vous enlevez les produits peu vendus, les conséquences peuvent-être néfaste, car le consommateur n’aura plus le sentiment d’avoir le choix,
• => par contre, cette décision est importante pour votre gestion et coût de stock, votre suivi de marge, vos mises en avant et information produite (en constatant que les éléments ne sont pas déterminants sur vos 20%, vous générez plus d’insatisfaction, de questions, de perte de temps que sur les 80% de votre gamme qui se vend bien).

Autres exemples

La répartition ou l’utilité des prestations pour une société de service,  ou la stratégie de se concentrer sur quelques collaborateurs clés qui peuvent apporter un succès plutôt que persuader une majorité de la justesse d’une action, vente commerciale ou projet industriel…

La loi de Pareto peut aussi être utilisée dans le cadre de votre stratégie commerciale. C’est un outil pertinent pour cibler des actions qui seront les plus efficaces. Par exemple, lorsque vous créez une entreprise, elle vous permet d’aller à l’essentiel notamment lorsque vous travaillez votre business model ou votre business plan.

Comment utiliser la loi de Pareto ?

La méthode « pas à pas » ci-dessous vous explique comment faire votre première analyse :

1. Définir le sujet à analyser,
2. Collecter et rassembler les données,
3. Classer les données en quelques catégories principales,
4. Regrouper les catégories avec peu de données dans une catégorie «  Autres » (plus cette catégorie est vide, plus votre analyse sera efficace)
5. Faire le total des données de chaque catégorie,
6. Déterminer les pourcentages par rapport au total et les classer par valeur décroissante,
7. Calculer le pourcentage cumulé.

Exemple de « Diagramme de Pareto » :
La courbe ici représente le cumul des problèmes en opposition aux colonnes qui représentent des quantités (vente, services, salariés…)

Quand utiliser la loi de Pareto ?

La Loi de Pareto n’est pas une science exacte et ne s’applique pas systématiquement, toutefois, en tant qu’outil d’analyse et d’aide à la décision, elle peut être utilisée dans des situations très diverses. Elle peut être très utile pour les réflexions en :

• Stratégie : Pour définir une gamme de produits, des objectifs de vente de commerciaux, élaborer la stratégie, choisir  les tâches les plus efficientes…
• Gestion : Pour la gestion de stocks afin de déterminer les ruptures à éviter, la gestion des forces de l’entreprise…
• RH : Pour le management des équipes, la gestion des compétences,
• Organisation : Pour contrer les tâches inutiles, hiérarchiser les tâches à accomplir,  rechercher des causes d’un problème, travailler sur l’efficacité et de l’efficience des tâches individuelles …

En analysant de manière précise le temps passé à chaque tâche et en affectant chaque tâche à une fonction, la loi de Pareto est très utile au dirigeant qui souhaite améliorer son efficacité personnelle.
Il pourra effectuer un diagramme de Pareto, représentation graphique des résultats obtenus et permettant de visualiser les missions qui sont chronophages des autres missions (cf.graphique ci-dessus).

En comparant les résultats avec une analyse de son efficacité réelle, le dirigeant pourra décider de modifier son emploi du temps, affecter certaines missions chronophages à un collaborateur, et bien d’autres actions concrètes et mesurables.

Quelques résultats que donne souvent la loi de Pareto :

• Déléguez les tâches chronophages qui peuvent être réalisées par un collaborateur ou responsables de l’entreprise,
• Les premières heures passées au bureau sont souvent utilisées pour lire des e-mails ou pour surfer sur internet, mais si dès demain vous commenciez votre journée avec ces 20% de tâches qui produisent 80% de vos résultats. …

Conclusion

La loi de Pareto est un outil d’analyse de problème puissant et surtout simple, car sans avoir fait d’études de mathématiques, muni d’un crayon et une feuille de papier, vous pouvez tout gagner si votre problème est bien identifié et votre base de données juste.

Notre propre efficacité et efficience proviennent de notre capacité à aller à l’essentiel. Si un outil nous permet d’identifier qu’une moindre partie de notre action donne la majeure partie du résultat attendu ou redouté, il nous permet d’agir au cœur de l’action. Mais attention cela ne veut pas dire que le reste des éléments est inutile.