L'e-procurement : Définition et avantages

Les achats en ligne sont de plus en plus privilégiés par les particuliers mais aussi par les entreprises et sociétés. Pour une entreprise, l’approvisionnement en ligne (couramment appelé « e-procurement ») peut s’avérer nettement plus avantageux qu’une solution d’approvisionnement classique. Grâce à la numérisation et l’automatisation du processus d’achat, les entreprises ont la possibilité de faire des économies de temps et d’argent conséquentes.

L’e-procurement, c’est quoi ?

L’étymologie du terme « e-procurement » vient de l’anglais, le préfixe « e » signifie « electronic » et « procurement » pour « approvisionnement ». La traduction française la plus communément admise est approvisionnement en ligne, mais il en existe d’autres (solution achat e-commerce, approvisionnement électronique…).

L’e-procurement consiste à centraliser la gestion des approvisionnements, des achats, de l’entreprise grâce à une plateforme en ligne. Il s’agit donc d’utiliser une solution logicielle pour simplifier la gestion des achats B2B (Business To Business) de l’entreprise. Les solutions e-procurement sont donc exclsuivement dédiées au secteur B2B et ne peuvent, par conséquent, pas être utilisées à des fins privées.
La différence entre un achat en ligne classique et une solution d’e-procurement est l’intégration de fonctionnalités permettant de simplifier, voire d’automatiser, certains processus d’achat en entreprise. Il est par exemple possible d’y intégrer le workflow de validation de commande de l’entreprise ou même de profiter de solutions d’affacturage.

Avec le temps les solutions e-procurement sont devenues indispensables, notamment dû au fait que certains logiciels ou outils informatiques peuvent être achetés exclusivement en ligne.

L’e-procurement, comment ça marche ?

Les solutions e-procurement sont très généralement intégrées dans l’ERP de l’entreprise, au sein de la section « achats ». Cet outil permet, après la phase de négociation ( ou « sourcing »), de passer des commandes sur les catalogues en ligne des fournisseurs.

Le processus d’achat via une solution e-procurement peut se distinguer en trois étapes principales :

• Sélection des produits et services. L’équipe achat de l’entreprise accède à des catalogues ou directement aux sites B2B des fournisseurs. Ceci permet d’avoir une vue globale des offres fournisseurs et de sélectionner le produits souhaité en quelques clics.
• Transmission de la commande. La commande est envoyée automatiquement et instantanément au fournisseur.
• Réception de la facture. L’entreprise reçoit une facture (sous forme de document électronique type PDF) dans les plus bref délais. L’entreprise règle ensuite cette facture en fonction des solutions de paiement proposé par la solution d’approvisionnement en ligne (paiement direct, affacturage…).

Il s’agit, en simplifiant les choses, d’un fonctionnement similaire aux plateformes e-commerce pour particuliers et donc relativement simple. La grande différence étant qu’une solution e-procurement permet d’intégrer et de gérer cet approvisionnement en fonction de la stratégie d’entreprise. Ceci grâce aux fonctionnalités de gestion d’entreprise qui offrent la possibilité d’intégré un workflow d’achat précisément défini, automatisant une partie du processus d’approvisionnement de l’entreprise.

L’approvisionnement en ligne permet donc à l’équipe achat de l’entreprise d’accéder aux catalogues en ligne des fournisseurs et de comparer les offres. Cette équipe achat effectue les achats directement en ligne en fonction du workflow de validation d’achat de l’entreprise. Les fonctionnalités intégrées dans la solution e-procurement facilite le paiement et la facturation, en générant automatiquement des factures numériques.

L’e-procurement facilite grandement le processus d’achat de l’entreprise, de la recherche de fournitures au paiement, lui faisant gagner un temps considérable.

Les avantages de l’e-procurement

L’approvisionnement en ligne possède plusieurs avantages, que ça soit pour l’entreprise qui passe commande ou pour le fournisseur qui y propose ses produits et services. Pour les fournisseurs, une solution e-procurement permet de faciliter la gestion des contrats et factures tout en améliorant la collaboration avec les entreprises clientes.
Pour l’entreprise, les avantages de l’approvisionnement en ligne sont nombreux :

• Recherche d’offres. Avec les catalogues en ligne, la recherche et la comparaison des offres fournisseur est facilitée. Les commandes passées via un catalogue en ligne sont plus configurables, plus personnalisables, que les commandes effectuées avec un catalogue classique.
• Automatisation. Les solutions e-procurement offrent la possibilité d’automatiser le processus d’achat en définissant un workflow. Ce qui évite à l’équipe achat d’avoir à s’occuper manuellement de cette tâche.
• Gain de temps. Le tout numérique permet de s’astreindre d’une partie des papiers administratifs et du temps qu’ils mettent à arriver au fournisseur. Avec l’approvisionnement en ligne l’entreprise effectue ses commandes bien plus rapidement qu’avec un processus d’achat classique. La commande est validée puis facturée presque instantanément, aucune relance ou délai d’envoi postal ne peut perturber l’achat.
• Gain financier. Étant donné que moins de main d’œuvre est nécessaire pour un approvisionnement en ligne, les coûts de transaction s’en voit diminuer (avec des prix pouvant diviser par quatre par transaction). Les économies réalisées par rapport à un approvisionnement classique peuvent donc être significatives.
• Transparence. Les catalogues en ligne accueillent une information généralement plus riche et de meilleure qualité que les catalogues papiers. Les descriptions et fiches produits sont mises à jour en temps réel, nul besoin d’attendre la nouvelle version du catalogue papier. Le numérique permet aussi de donner tous les détails nécessaires sur un produit et éventuellement de corriger instantanément les fautes. Le catalogue en ligne offre aussi la possibilité de filtrer les produits selon leurs caractéristiques, l’équipe achat peut donc accéder rapidement aux offres intéressantes pour l’entreprise.