Domicilier son entreprise : Choisir une adresse

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Résumé

La domiciliation d’une entreprise détermine son adresse administrative et ses obligations fiscales. Elle peut être effectuée chez le dirigeant, dans ses propres locaux, via une société de domiciliation, un espace de coworking ou une pépinière. Le choix de cette adresse est crucial, influençant l’image de marque et la gestion administrative. La domiciliation est obligatoire pour l’immatriculation de toute entreprise. Les avantages et inconvénients varient selon le lieu de domiciliation, qu’il soit personnel, dans un local propre, chez un tiers, ou via une société spécialisée. Chaque option offre des opportunités, mais également des contraintes à considérer, notamment en termes de maîtrise administrative, d’image de marque et de coûts.

La domiciliation de l’entreprise est l’adresse officielle et administrative qui détermine sa nationalité. Vous pouvez domicilier votre entreprise chez vous, même si vous êtes locataire (avec quelques règles spécifiques), dans votre local professionnel ou commercial, chez une société de domiciliation, un espace de coworking ou une pépinière. Chacun de ces lieux de domiciliation possède ses avantages et ses inconvénients (fiscaux, juridiques, financiers…), le choix de cette adresse est déterminant pour les entrepreneurs.

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Qu’est-ce que la domiciliation commerciale d’entreprise ?

L’adresse de domiciliation : définition

Domicilier son entreprise consiste à lui attribuer une adresse administrative légale. Pour une société, la domiciliation s’appelle « adresse de siège social ». Il ne faut pas confondre l’adresse administrative et les adresses dédiées à l’exercice de l’activité. Par exemple, imaginons une société avec son siège social à Paris (adresse de domiciliation) et plusieurs entrepôts et boutiques en France qui correspondent à des établissements dédiés à l’exercice de l’activité.

• Une entreprise n’a qu’une seule domiciliation, mais elle peut avoir un ou plusieurs lieux d’exercice
• Une entreprise peut avoir sa domiciliation et son lieu d’exercice à la même adresse

L’adresse de domiciliation : conséquences fiscales

L’adresse de domiciliation détermine la nationalité de l’entreprise, mais aussi sa fiscalité locale, notamment pour le calcul de la Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) qui peut changer d’une zone géographique à l’autre au sein d’une même commune.

La domiciliation est-elle obligatoire ?

Toute entreprise est obligée d’avoir une domiciliation pour être immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Sans attestation de domiciliation valable, le dossier d’immatriculation est refusé par le centre de formalités des entreprises ou le greffe du tribunal de commerce. Notez que la domiciliation est obligatoire pour toutes les entreprises et toutes les sociétés :

• entreprise individuelle et auto-entreprise
• EURL/SARL
• SASU/SAS.
• …

Domicilier l’entreprise chez soi

Si vous êtes locataire avec un bail à usage d’habitation, vous pouvez domicilier votre entreprise chez vous à condition qu’aucune disposition contractuelle du bail ou du règlement de copropriété ne l’interdise expressément. S’il s’agit d’une société (SAS ou SARL), seul le domicile du dirigeant peut être définit comme adresse de domiciliation et en aucun cas le domicile d’un associé.

• Si une clause vous l’en empêche, vous pouvez quand même domicilier l’entreprise chez vous : pendant 5 ans maximum pour une société et sans restriction de durée pour une entreprise individuelle. Vous devez prévenir le propriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception.
• Si aucune clause ne vous l’en empêche, vous pouvez domicilier l’entreprise chez vous sans restriction de durée, quel que soit le statut juridique

Les avantages d’une adresse de domiciliation au domicile personnel du dirigeant sont les suivants :

• Peu de frais administratifs. Le gérant doit lui-même s’occuper de tout ce qui concerne l’administration de son siège social. L’entrepreneur peut économiser des frais postaux s’il décide de ne pas faire rediriger une partie de son courrier vers son adresse d’activité. Il ne paye personne pour s’occuper de cette tâche et les frais de déplacement sont réduits.
• Totale maîtrise de l’administration du siège social. Étant donné que le dirigeant se charge lui-même de cette tâche, il a la main mise sur l’ensemble des documents administratifs et professionnels. Ceci lui permet d’avoir un certain contrôle et une vue d’ensemble de son entreprise.

Il existe néanmoins des inconvénients à domicilier son entreprise chez-soi :

• Exposition de sa vie privée. Les documents professionnels de l’entreprise contiennent l’adresse personnelle du dirigeant. L’ensemble des clients et partenaires professionnels ont directement accès à une partie de la vie privée du dirigeant.
• Présence de la vie professionnelle au sein du foyer familiale. Le courrier et les appels téléphoniques professionnels peuvent rapidement se mélanger et interférer avec la vie privée. Certains rendez-vous professionnels se font au domicile privée aussi. Tout ceci peut amener à un certain inconfort, tant au niveau professionnel que personnel, à long terme.
• Nécessite beaucoup de temps. L’investissement en temps nécessaire pour gérer l’administration du siège social peut être important. Il s’agit de temps que l’entrepreneur pourrait consacrer à l’exercice de l’activité de sa société.

Où domicilier son entreprise ?

À la création d’entreprise, vous pouvez domicilier l’entreprise :

• chez vous
• dans un local commercial ou professionnel pour lequel vous avez signé un bail (bail commercial ou bail professionnel)
• auprès d’une société de domiciliation
• dans un espace de coworking, une pépinière…

Comme évoqué précédemment, le lieu de domiciliation de l’entreprise est un choix stratégique. Pour choisir un lieu de domiciliation, il peut être intéressant prêter attention à la juridiction de l’adresse de domiciliation. Si une entreprise se domicilie dans un centre d’affaires à Versailles par exemple, en cas de litige elle devra payer les frais juridiques pratiqués dans cette ville. Il y a donc plusieurs aspects que l’entrepreneur doit analyser avant de se fixer sur un choix.
Pour choisir une adresse de domiciliation qui correspond aux exigence du chef d’entreprise, il faut considérer :

• Le temps et l’argent que l’entrepreneur souhaite investir dans la gestion administrative de son siège social.
• L’image de marque voulu pour l’entreprise.
• Les avantages et les inconvénients juridiques.

La domiciliation dans les locaux d’une autre entreprise

L’entrepreneur peut choisir les locaux d’une autre entreprise comme adresse de domiciliation.
Domicilier son entreprise dans les locaux d’une autre a quelques avantages :

• Frais partagés entre les entreprises. L’entreprise qui héberge l’adresse de domiciliation va généralement louer une partie de ses locaux, pour les rendez-vous professionnels par exemple. Ceci permet à l’entrepreneur de profiter, pour un budget contenu, d’un lieu d’accueil pour ses clients et partenaires.
• Héritage indirect de l’image de marque de l’entreprise qui héberge l’adresse de domiciliation. Si l’entrepreneur choisi l’adresse d’une entreprise renommée comme adresse de domiciliation, il profite d’une partie du prestige de cette entreprise. Il faut néanmoins que le nom de l’entreprise qui héberge votre siège social soit un minimum évocateur pour vos clients et partenaires.

Choisir les locaux d’une entreprise comme adresse domiciliation comporte tout de même quelques inconvénients :

• Dépendance vis à vis de l’entreprise qui héberge l’adresse de domiciliation. En faisant domicilier son entreprise à l’adresse d’une autre entreprise, l’entrepreneur devient dépendant de cette structure qui héberge son siège social. En cas de travaux, de réaménagement des locaux ou même de catastrophe, l’entrepreneur n’a guère le choix que de se conformer aux décisions de l’entreprise d’hébergement.
• Héritage indirect de l’image de marque de l’entreprise qui héberge l’adresse de domiciliation. Il peut s’agir d’une force mais aussi d’une faiblesse. Si l’entreprise d’hébergement devient la cible de controverses d’ampleur publique, l’adresse de cette entreprise (et donc celle du siège social hébergé) sera fortement entachée.

La domiciliation dans un local propre

Si le dirigeant possède ou loue un local, il peut en faire l’adresse de domiciliation de son entreprise. En cas de location il faut bien entendu que le bail permettent de définir le local comme siège social d’une entreprise. Pour un local appartenant au dirigeant, il ne faut pas que des réglementations d’urbanisme s’oppose au fait que ce lieu face office d’adresse de domiciliation.
Choisir un local propre comme adresse de domiciliation offre quelques avantages :

• Contrôle total de l’administration du siège social. Tout comme la domiciliation chez-soi, si le dirigeant choisit de s’occuper seul du traitement des documents administratifs il a un contrôle total de son siège social.
• Contrôle total de l’aménagement des lieux. Ça peut paraître un peu accessoire, mais le fait de pouvoir accueillir les clients et partenaires dans un lieu entièrement aménagé par le dirigeant lui confère une maîtrise totale de l’image de marque de son entreprise.

Ce type d’adresse de domiciliation comporte néanmoins son lot d’inconvénients :

• Nécessite beaucoup de temps. Tout comme le choix d’une adresse de domiciliation au foyer familiale, l’administration du siège social demande beaucoup de temps si le dirigeant souhaite s’en occuper lui-même.
• Les frais du local entièrement à la charge du dirigeant. En choisissant un local propre comme adresse de domiciliation, le dirigeant doit assumer seul l’ensemble des dépenses et des charges nécessaires à l’entretien du local.

Domicilier l’entreprise dans une société de domiciliation

Les sociétés de domiciliation (appelées aussi centre d’affaires) apposent le nom de votre entreprise sur leur boîte aux lettres pour y recevoir votre courrier. Ce service est payant. En général, les sociétés de domiciliation en ligne proposent également un service de réexpédition du courrier, un service de secrétariat et de réception téléphonique et certains centres d’affaires mettent aussi à disposition des bureaux et des salles de réunion pour leur clientèle de dirigeants d’entreprises.

L’avantage d’une société de domiciliation est de bénéficier d’une adresse professionnelle séparée de votre adresse personnelle. De plus, certaines sociétés de domiciliation possèdent des locaux dans des quartiers prestigieux qui valoriseront votre image de marque (en ayant son entreprise domiciliée aux Champs Elysées, par exemple).

Faire appel aux services d’une société de domiciliation offre certains avantages notables :

• Adresse renommée et prestigieuse. Faire appel à une société de domiciliation est le moyen le plus simple pour obtenir une adresse de domiciliation de renom. Grâce à une adresse évocatrice, l’entreprise se dote d’une certaine image de marque auprès des partenaires et clients.
• Services administratifs personnalisables. Les sociétés de domiciliation proposent un large panel de services pour gérer l’administration du siège social. Ces services peuvent comprendre le location de locaux et de bureaux pour les rendez-vous professionnels. La société de domiciliation peut aussi héberger une ligne téléphonique professionnelle, la redirections des appels, le traitement du courrier postal, etc…
• Gain de temps. L’entreprise se libère de toute, ou d’une partie de, l’administration de son siège social, elle peut donc consacrer ce temps à l’exercice de son activité.

Il existe néanmoins un inconvénient :

• Nécessite un budget. Faire appel aux services d’une société de domiciliation demande d’allouer un budget mensuel dédié. Il existe cependant un large choix de tarifs et de services proposés, afin de correspondre aux attentes de chaque dirigeant.

Domicilier l’entreprise dans un espace de coworking, une pépinière…

Les espaces de coworking et les pépinières d’entreprises sont susceptibles de proposer un service de domiciliation (gratuit ou payant). Attention, ces lieux sont souvent occupés pour une période transitoire donc la question se pose d’y domicilier votre entreprise alors que vous n’y restez pas longtemps (les formalités juridiques de changement de domiciliation sont fastidieuses et coûtent de 100 à 300 euros environ selon la forme juridique).

Les avantages d’une adresse de domiciliation dans une pépinière d’entreprise sont :

• Frais contenus. Étant donné que les pépinières d’entreprises ont pour objectif de faciliter le développement des jeunes sociétés, les frais locatifs et administratifs sont généralement bas.
• Adresses généralement liées à l’innovation. Une pépinière d’entreprise est synonyme d’innovation, de moteur de développement. En choisissant ce type de structure comme adresse de domiciliation, l’entreprise se donne d’office une image de société dynamique et novatrice.
• Services administratifs. Les pépinières d’entreprises proposent, pour la plupart, des services administratifs tels que le traitement du courrier postal, la redirection des appels téléphoniques et la location de locaux (pour les rendez-vous professionnels par exemple).

Il y a cependant quelques inconvénients  :

• Nécessite un budget. Même si les tarifs pratiqués par une pépinière sont volontairement bas pour encourager le développement des entreprises, cela reste un budget que le dirigeant doit considérer.

L’adresse de domiciliation : Un choix stratégique

La domiciliation est un aspect important de l’image de marque, car elle apparaît sur tous les documents commerciaux et sur le site internet. Une entreprise ayant opté pour une domiciliation à Paris, notamment dans un quartier prestigieux, se définit d’emblée comme sérieuse et qualitative auprès des clients et partenaires. Le choix de l’adresse de domiciliation est donc important pour la stratégie de l’entreprise. Il l’est aussi dans l’optique d’éviter les formalités liées à un changement d’adresse.