Le point sur la dématérialisation de la fiche de paie

En matière de dématérialisation, les fiches de paie peuvent être remises en version papier ou sous le format électronique. Est-ce une obligation ? La réponse est non. La dématérialisation de la fiche de paie par l’employeur est un choix aux multiples avantages. Toutefois, il faut respecter des règles strictes. Notre article fait le point sur la dématérialisation de la fiche de paie.

Pourquoi passer à la dématérialisation de la fiche de paie ?

Il est important de noter que la dématérialisation des fiches de paie n’est pas une obligation imposée à l’employeur. Il est tout à fait possible de délivrer des fiches de paie version papier ou sous la forme électronique.

Bien que la dématérialisation des fiches de paie soit optionnelle, ce système emporte de nombreux avantages.

Toutefois, il ne faut pas oublier qu’en raison de son caractère optionnel, le salarié peut demander à tout moment l’envoi des fiches de paie en version papier.

Un avantage pratique

La dématérialisation de la fiche de paie offre un accès en temps réel, quasi-instantané au salarié.

Le salarié peut donc accéder à ses fiches de paie :

• Lorsqu’il n’est pas chez lui ;
• Sur internet, grâce à un téléphone portable ou un ordinateur ;
• Via une application ou directement sur le site.

Par ailleurs, la dématérialisation permet un accès illimité aux fiches de paie. Cela réduit considérablement le risque de pertes des bulletins de ses salariés.

De plus, ce système de dématérialisation des fiches de paie a un impact positif sur l’environnement. La production de papier, l’envoi postal, la réception des bulletins de paie sont résolus.

Un avantage financier

La dématérialisation de la fiche de paie est source d’économies non négligeables pour les entreprises. En effet, cela élimine les coûts liés à :

• L’impression de l’ensemble des bulletins pour tous les salariés.
• Les photocopies pour conserver un double exemplaire de la fiche de paie.
• L’achat des timbres et enveloppes.
• L’envoi des fiches de paie par la poste ou la remise en main propre.
• Les coûts liés à l’archivage.

De plus, le fait d’éviter toutes ces étapes accordent plus de temps aux équipes des ressources humaines pour effectuer d’autres tâches.

C’est également l’occasion d’utiliser votre local de stockage à d’autres fins. C’est un gain de place pour l’entreprise.

Une preuve fiable

En matière de preuve, la dématérialisation de la fiche de paie a des avantages considérables. Cela permet de contrôler le respect des obligations de l’employeur, notamment celles liées :

• A la remise des fiches de paie : cette dernière est horodatée ;
• La date et l’heure précise de la remise sont disponibles.
• L’ouverture de la fiche de paie par le salarié est consultable.

Ainsi, en cas de litige entre le salarié et l’employeur, la dématérialisation apport de nombreux éléments de preuve.

La dématérialisation de la fiche de paie : les règles à respecter

Depuis janvier 2017, l’obligation d’obtenir l’accord du salarié pour passer à la dématérialisation a été supprimée.

Autrement dit, un employeur peut, sans le consentement du salarié, dématérialiser les fiches de paie. Toutefois, des règles sont à respecter sous peine de lourdes sanctions.

A quelle condition peut-on dématérialiser une fiche de paie ?

L’employeur doit répondre à son devoir d’information. Il faut que le salarié soit informé que la remise des fiches de paie est sous la forme électronique et non pas sous le format papier.

Le délai pour informer le salarié doit être au minimum un mois avant la mise en place de la dématérialisation de la fiche de paie. Ainsi, ce délai permet au salarié d’exprimer son opposition à la dématérialisation.

Le refus du salarié concernant la dématérialisation est à indiquer dans une demande formelle. C’est ce que l’on appelle également un écrit de préférence. Dans ce cas, l’employeur est dans l’obligation de remettre la fiche de paie en version papier.

Il faut noter que ce refus peut intervenir à n’importe quel moment. Que ce soit avant ou après la mise en place de la dématérialisation, l’employeur doit respecter ce refus.

Dès lors, dans un délai de 3 mois, l’employeur doit fournir les fiches de paie papier en main propre ou par la poste.

L’accès à la fiche de paie dématérialisée

La dématérialisation doit respecter les délais de disponibilité de la fiche de paie. En effet, une fiche de paie en ligne doit rester à la disposition des salariés pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à leurs 75 ans.

Cette mise à disposition permet de justifier des droits à la retraite, le cas échéant.

Les conditions de conservation

La dématérialisation de la fiche de paie n’exempte pas l’employeur du respect de la conservation. Il faut donc conserver les fiches de paie dans des conditions de nature à garantir leur intégrité, leur disponibilité et leur confidentialité.

L’objectif est de pouvoir garantir que les fiches de paie :

• N’ont pas fait l’objet de modification ;
• Sont accessibles à tout moment ;
• Sont dans un espace strictement personnel au salarié.

L’obligation de conservation d’un double des fiches de paie par l’employeur est d’au moins 5 ans.

Remarque : En cas de perte de fiche de paie, le salarié peut demander un double à l’employeur. L’employeur est en droit de refuser.

Les mentions obligatoires sur la fiche de paie dématérialisée

Que ce soit pour une fiche de paie version papier ou pour une fiche de paie dématérialisée, des mentions doivent obligatoirement figurer. On peut citer, notamment :

• Les informations relatives à l’employeur : nom, adresse, désignation de l’établissement, numéro de Siret et du code Naf/APE.
• La référence de l’Urssaf auquel l’employeur verse les cotisations de sécurité sociale.
• Les informations relatives au salarié : nom, emploi, position conventionnelle, coefficient.
• La période et le nombre d’heures concernés par la fiche de paie. Il faut distinguer les heures payées au taux normal et celles payées en heures supplémentaires.
• La rémunération et ses composantes : montant de la rémunération brute, nature et le montant de tous les ajouts et retenues réalisés sur la rémunération brute. On ajoute à cela le montant de la somme nette versée au salarié et de la date de paiement.
• Les cotisations et les charges sociales
• Une synthèse de la situation actuelle
• La mention relative à la conservation de la fiche de paie par le salarié sans limitation de durée.

Ces mentions sont obligatoires, imposées par le Code du travail.

Il faut impérativement que les éléments mentionnés dans la fiche de paie correspondent à ceux figurant sur la déclaration Sociale Nominative (DSN). Cette déclaration est à transmettre chaque mois aux différents organismes sociaux.

Par ailleurs, l’employeur doit remettre un récapitulatif annuel de salaire, figurant sur la dernière fiche de paie ou sur un document à part.

Les mentions interdites sur la fiche de paie

L’employeur a l’interdiction de faire figurer sur la fiche de paie les éléments suivants :

• Le droit à l’exercice par le salarié du droit de grève ;
• Les fonctions de représentant du personnel ;
• La nature et le montant de la rémunération liée à l’activité de représentant du personnel figurent sur un document à part.

Le respect de la confidentialité des fiches de paie dématérialisées

La confidentialité des fiches de paie doit être respectée. Il faut garantir l’intégrité et la confidentialité des informations contenues dans le document.

Comment faire ? L’employeur doit conserver les fiches de paie dans un coffre-fort électronique. Cela permet de garantir et d’établir l’état d’origine du document. Aucune modification ne doit être effectuée sur la fiche de paie des salariés.

L’utilisation d’un système de stockage sécurisé

La dématérialisation des fiches de paie donne naissance à des nouveaux problèmes tels que le piratage informatique, l’usurpation d’identité…

C’est pour ces raisons que les fiches de paie sont à héberger dans un espace numérique sécurisé et accessible seulement par le salarié.

Dans le cas où l’hébergeur cesse son activité, il faut avertir les salariés dans un délai 3 mois avant la date de fermeture de l’espace de stockage sécurisé. Cela permet de télécharger les fiches de paie avant la clôture définitive des comptes.

Lier la fiche de paie au compte personnel d’activité

L’employeur a l’obligation de déposer les fiches de paie dématérialisée dans le Compte personnel d’activité (CPA). L’État a mis en place cette plateforme en ligne pour réunir l’ensemble des documents numériques liés à l’activité professionnelle des salariés en un seul endroit. Cela facilite donc l’accès à l’information concernant les droits des salariés.

Ainsi, cet accès aux bulletins de paie dématérialisés sur le CPA doit être assuré par les entreprises, l’employeur.

Les sanctions pour une mauvaise dématérialisation des fiches de paie

Il faut impérativement que l’employeur respect les obligations sous peine de sanctions :

• La saisine du conseil de prud’hommes (CPH) par le salarié, si l’employeur ne remet pas régulièrement la fiche de paie dématérialisée.
• La non remise d’une fiche de paie, version papier ou électronique, est punie d’une amende pénale de 450€ par fiche de paie. De plus, l’employeur peut être condamné à des dommages et intérêts.