Compte Rendu de réunion, outil de communication interne d'entreprise

Et pourtant, combien de dirigeants d’entreprise ou de managers regrettent parfois de ne pas disposer des éléments évoqués, des choix arrêtés ou des avis de ses collaborateurs faute d’un compte rendu de réunion d’entreprise  bien fait, voire d’un compte rendu tout court.
Le blog du dirigeant fait le point sur cet outil trop souvent oublié.

Description de 2 types de compte rendu de réunion interne entreprise

Ci-dessous nous distinguons deux grands types de comptes rendus efficaces et peux coûteux à mettre en place pour un dirigeant dans son entreprise :

1. Le compte rendu descriptif qui rapporte de manière précise les avis échangés, les points abordés et les décisions prises lors d’une réunion. C’est une forme de compte rendu souvent utile lors de négociation entre plusieurs parties ou lors de débats sur des situations complexes qui nécessitent de pouvoir revenir sur les avis des uns et des autres afin de (re)négocier, ou tracer une stratégie d’adhésion des participants autour d’un projet.
   • Il est donc très utile dans des réunions de négociation, lors d’une réunion de brainstorming ou dans les conseils d’administration, réunions de direction où les comptes rendus peuvent faire office de document de référence avec potentiellement une valeur juridique.
2. Le compte rendu opérationnel qui permet de conserver la trace des éléments importants d’une réunion, de préciser les décisions qui ont été prises et les actions à mener à court et moyen terme.
   • C’est le mode de compte rendu, plus adapté pour les dirigeants et les managers, qui nous intéresse donc dans cet article.

Un outil de management et communication au service du manager

Le compte rendu opérationnel a plusieurs utilités :

• Lors de la préparation d’une réunion : Il permet de préparer la réunion à venir grâce à la relecture du compte rendu précédent. La structure même du compte rendu peut aider le manager à lister l’ensemble des sujets à voir et ainsi ne pas risquer d’oublier les thèmes à aborder.. .

• En cours de réunion : Il permet de préciser oralement, ou y mentionner des décisions ou avis précis et différents, ou, au contraire, de les ignorer afin de faire sortir du lot d’autres points sur lesquels appuyer l’importance. Ces actions ont une portée managériale auprès des participants à la réunion d’entreprise, soulignant le coté confidentiel de ce qui a été dit, ou mettant en avant un désaccord entre plusieurs personnes. L’intérêt du pilotage directement par le dirigeant ou le manager a ici tout son intérêt. .

• Durant l’animation en réunion : Le dirigeant d’entreprise ou le manager qui anime et structure  la réunion a pour objectif d’arriver, après discussion, à formaliser clairement les décisions en terme d’actions à mener, d’échéances et de partage de responsabilités. .

• La réunion, outil interne de communication : C’est un outil de communication interne efficace qui demande un travail de relecture  avant diffusion. .

• La réunion, outil interne de management : C’est enfin, lorsqu’il est précis et suivi, un outil de management efficace car il permet :
  • De réaliser un suivi opérationnel en entretien individuel  ou lors des réunions,
  • De discuter de l’avancement des projets qui nécessite un travail en commun de plusieurs services.
  • De s’informer des difficultés de fonctionnement et par conséquent améliorer l’organisation de l’entreprise.

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Comment formaliser le compte rendu opérationnel

Il est recommandé de reformuler clairement les décisions actées et préciser très clairement au collaborateur qui réalise le compte rendu ce qu’il faut noter. Il faut le faire pendant la réunion mais penser aussi à revenir en fin de réunion sur l’ensemble des décisions énoncées pour s’assurer de leur cohérence globale et faisabilité.
Cette démarche demande beaucoup d’attention au dirigeant ou manager  :

• Car le dirigeant ou manager doit s’astreindre à donner le plus distinctement possible les décisions prises, ne pas s’écarter des discussions autour de lui, tout en se focalisant largement sur la communication auprès des équipes concernées.

• Cette méthode permet le partage des points importants de la réunion, favorise l’assimilation et la validation progressive des décisions prises.
  • Le compte rendu est ainsi un outil au service de la décision et non pas un simple document émanant d’une prise de notes passive.

Attention :

Il est important pour l’animateur responsable de la réunion de travail  de relire systématiquement les comptes rendus. Il pourra ainsi vérifier que tous les points importants sont repris, et,  afin de maîtriser cet outil d’organisation et de communication interne, valider avant diffusion du document. Il conviendra de préciser (et de noter dans le compte rendu) :

1. Ce qui relève du confidentiel
2. Préciser les noms des destinataires directs et indirects
3. Indiquer le mode de diffusion.

La structure du compte rendu de réunion

Le support de compte rendu de réunion doit présenter plusieurs caractéristiques :

• Être facilement identifiable :
  • Le titre du document, comme du fichier de classement (informatique ou non), doit permettre d’identifier immédiatement le type de compte rendu, la date et l’objet de la réunion d’autant si la réunion revêt un caractère important ou particulier.
• Présenter les personnes présentes, et celles excusées.
• Reprendre l’ensemble des discussions :
  • Toutes les décisions prises qui ont été prises doivent y figurer, de manière claire et précise, ce qui permet de lever toute ambigüité lors des relectures.
• Formuler des informations (le cas échéant) dans un tableau  :
  • Ce tableau peut contenir les décisions actées sur tel sujet, les décisions finalement choisies, nommer le collaborateur responsable du suivi ou de l’action à mener, préciser les étapes prévues, la date attendue d’une réalisation et son résultat escompté.
  • Si tel est le cas, le chiffrage des objectifs à atteindre et les moyens alloués (les réponses aux questions : (de la méthode QQOQCCP pour Qui fait Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Et pourquoi ?
• Anticiper la prochaine réunion :
  • Le compte rendu de réunion précise les questions à traiter lors de la prochaine réunion, les modalités relatives au suivi, à la diffusion et au classement du document.

Les autres supports de réunion et de communication

L’évolution technologique met à notre disposition des outils très utiles et bien souvent gratuits pour améliorer la qualité des réunions tant dans leur fonctionnement, leur préparation ou leur compte rendu.   Nous vous en citons quelques-uns ci-dessous parmi les plus connus mais il en existe bien d’autres. Ces outils feront l’objet d’articles futurs.

• Google doc ou Google drive permet de travailler à plusieurs sur un document partagé (tableur, traitement de texte,…).
  • Très pratique pour préparer une réunion, ou pour travailler sur un même sujet, en même temps, tout en étant à des endroits différents.

• Skype (ou tout autre application du même type) permet de faire des conférences sans frais, de partager des documents entre plusieurs personnes présentes aux 4 coins du monde…
  • Il permet à plusieurs personnes de faire des réunions, ou des préparations de réunion en restant à distance.
  • C’est un mode de fonctionnement qui à un double intérêt : 1) – Un gain de temps (pas de transport, présentations et salutations écourtées, …) et 2) – Une plus grande efficacité (les documents et/ou les collaborateurs sont a « portée de main », pas de risque de bouchon, pas de visite des services, …). Les réunions sont généralement plus opérationnelles.Mais attention, les rencontres physiques sont aussi importantes pour l’entente car la société fonctionne sur des valeurs humaines qu’il ne faut pas mettre au placard. Un échange de vive voix permet souvent de solutionner beaucoup de choses.
• Doodle un outil de planification de réunions pour aider dans l’organisation du planning de tout dirigeant d’entreprise ou entrepreneur..