La comptabilité en ligne est-elle vraiment moins chère ?

Mais qu’en est-il exactement ? Les cabinets comptables en ligne répondent-ils aux attentes des créateurs et des dirigeants ? Tiennent-ils leurs promesses en matière de prix, de suivi comptable et de conseils prodigués ?

Le blog du dirigeant n’étant pas un cabinet d’expert-comptable peut en parler librement.

Les nombreux entrepreneurs que nous suivons nous ont rapporté leur témoignage ; certains sont suivis par des cabinets traditionnels, d’autres par des cabinets en ligne / low-cost.

Comptabilité en ligne face à la comptabilité traditionnelle : la guerre des coûts

L’attractivité de la comptabilité en ligne

La plupart des sites de comptabilité en ligne expliquent être moins chers que les cabinets traditionnels du fait de la réduction de leurs frais de structure (jusqu’à 40 %). Ils rassurent ainsi les dirigeants et créateurs inquiets du niveau de qualité de la prestation qui sera fournie. Qu’en est-il exactement ?

Il est vrai que faire une comptabilité en ligne permet de faire des économies sur l’organisation et la gestion du cabinet. Ces économies proviennent :

• d’une organisation « zéro papier » permettant de réduire le temps de traitement des dossiers et documents,
• d’une localisation permettant de profiter de loyers et salaires moins élevés,
• de l’utilisation d’Internet pour éviter les déplacements souvent coûteux,
• et de l’utilisation d’outils innovants permettant aux clients de réaliser eux même une partie de la comptabilité.

Néanmoins, faire fonctionner un site de comptabilité en ligne représente un certain coût car la nature de l’activité impose certains investissements ou dépenses spécifiques que n’ont pas les autres cabinets comme par exemple :

• la création et l’entretien du site internet (croyez-moi, je suis bien placé pour le savoir !)
• le développement et l’entretien d’un logiciel dédié,
• la proposition de prestations ultras standardisées,
• l’hébergement du site (serveur, entretien, antivirus…)
• la publicité sur internet. Que ce soit de l’Adwords (le cabinet paie parfois plus de 10 € le clic pour être présent sur une recherche !) ou les publicités sur les sites spécialisés. La publicité internet coûte extrêmement cher. On peut se demander si les cabinets les plus visibles sont vraiment les moins chers ?
• la formation des jeunes et le turn-over…

Il nous semble un peu facile de justifier des tarifs attractifs pour rassurer les internautes en mettant en avant des économies d’organisation et de gestion et en « oubliant » de citer les dépenses supplémentaires liées à la nature de leur activité. Surtout que certaines dépenses comme la publicité sont excessivement coûteuses. Imaginez, chaque fois qu’un internaute clique sur une annonce google cela peut coûter jusqu’à 10 €…. Avec plusieurs dizaines de milliers de clics par mois cela finit par coûter très cher …..

Par ailleurs, si les cabinets de comptabilité en ligne profitent des économies évoquées précédemment, notez qu’il en est de même pour de nombreux cabinets traditionnels.

Avoir un cabinet traditionnel n’empêche pas d’optimiser les coûts liés à leur organisation, d’éviter de choisir des locaux aux loyers élevés ou de mettre en place des outils sur le Web pour communiquer et travailler avec ses clients, y compris une comptabilité en ligne.

La comptabilité en ligne : est-elle vraiment moins chère ?

En y prêtant attention, on se rend alors compte que la réalité est nuancée : l’offre est attractive mais peut cacher de nombreux coûts supplémentaires, du fait des investissements imposés pour le fonctionnement de ce modèle économique.

Comme pour tout achat, l’important est de comparer ce qui est comparable. Pour cela, il faut intégrer quelques spécificités liées au métier de l’expertise comptable et s’assurer des services inclus.

L’image négative de la comptabilité amène peu de dirigeants à se faire une idée exacte du travail que cela représente ; les conduisant parfois à se laisser convaincre par des offres un peu trop commerciales…

Un modèle économique basé sur des offres packagées pas toujours complètes …

De nombreux sites de comptabilité en ligne fondent leur modèle économique sur une démarche simple qui semble cependant fonctionner : présenter et marqueter des offres sous forme de packs aux tarifs alléchants qui nécessitent néanmoins quelques missions complémentaires à la charge des clients (formation, liasse fiscale, documents de synthèse, déclarations fiscales particulières…).

Chacun y va de sa petite recette, ce qui, au final, brouille l’offre et fait déraper le prix. Certains dirigeants n’y voient d’ailleurs que du feu, persuadés de disposer des meilleurs tarifs !

Votre fidélité leur permet d’augmenter les tarifs

Le suivi d’un dossier d’expertise comptable est un travail récurrent. Les clients restent en général plusieurs années chez un expert-comptable et il est possible de faire évoluer les tarifs d’une année sur l’autre (de plus en plus cher), même lorsque les dirigeants sont attentifs.

Il est commercialement habile de perdre un peu d’argent la première année puis de faire augmenter les tarifs au fil du temps, d’autant que certaines options qui n’étaient pas utiles lors de la création de l’entreprise deviennent nécessaires avec le temps.

Proposer au client de réaliser une partie du travail en contrepartie d’une baisse de prix est une démarche commerciale intelligente, car :

• dans certains cas, les cabinets en ligne se contentent d’une comptabilité d’encaissement plus simple. Ce type de comptabilité ne permet pas de suivre les comptes clients et fournisseurs, car la facture n’est pas comptabilisée (le suivi est allégé et le risque d’erreur est moindre pour le cabinet d’expertise-comptable). Cela empêche les dirigeants d’avoir un véritable outil de pilotage.
• bien souvent, un comptable soucieux de rendre un travail de qualité préférera réaliser lui-même la saisie plutôt que la déléguer et devoir la contrôler.
• cela induit une notion de prix bas puisqu’une partie du travail est délégué à l’entreprise. Ce qui n’est pas le cas, car il faut ajouter le temps administratif passé en entreprise qui est généralement beaucoup plus long que ce qui est annoncé. Nous ne sommes donc pas dans le même modèle.

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Au final, combien ça coûte ?

Combien coûte un comptable en ligne ?

La plupart des comptables en ligne annoncent un tarif mensuel « packagé » entre 50 et 70 euros HT par mois. Ce tarif comprend la réalisation du bilan et les principales déclarations fiscales. Mais attention, les termes packs, package,… ne signifient pas forfait tout compris !

Vous devrez ajouter le suivi et le conseil juridique, les formations, les appels téléphoniques (parfois sur un numéro surtaxé), l’utilisation de l’outil informatique… Pour comparer ce qui est comparable il faut ajouter les heures que le dirigeant passera sur sa comptabilité (cela peut représenter plusieurs jours par mois).

De plus, les tarifs présentés sont souvent ceux facturés aux entreprises individuelles, dont les besoins (et donc les coûts d’expertise) sont inférieurs aux sociétés comme l’EURL, la SASU, ou lorsqu’il y a plusieurs associés la SCI, la SNC, ou même les associations. Or l’entreprise individuelle n’est pas toujours la forme idéale.

Il faut aussi s’intéresser aux fiches de paie, car si elles ne sont pas comprises dans les tarifs comptables, leur prix peut s’avérer important. Généralement, une fiche de paie est facturée entre 25 à 30 euros l’unité mensuelle.

Au final, vous pouvez aisément ajouter 20 à 30 % de plus que le prix indiqué ou attendu.

Combien coûte un comptable traditionnel ?

De nombreux cabinets comptables traditionnels ont créé des sites de comptabilité en ligne qui fonctionnent très bien.

Les tarifs mensuels pour une entreprise individuelle en création se situent entre 80 et 100 euros HT par mois, saisie comptable comprise.

Comment choisir son comptable alors ?

Les critères de choix

Quelle que soit la nature du cabinet comptable, traditionnel ou en ligne, les entrepreneurs recherchent des valeurs précises : un cabinet crédible à qui ils peuvent confier la comptabilité de leur entreprise.

Pour connaître la réputation d’un cabinet, n’hésitez pas à vous renseigner auprès des clients, de lire les forums, les réseaux sociaux…

Une offre claire et raisonnable

Un expert-comptable est une charge, il peut aussi vous faire profiter de bonnes optimisations qui vous permettront de compenser largement la dépense engagée.

Ainsi, soyez vigilants, comme indiqué précédemment si l’on prend en compte la totalité des services facturés, les comptables en ligne ne proposent pas toujours des tarifs plus avantageux que des cabinets comptables traditionnels. Ainsi, l’un des internautes que nous avons conseillé a pu réduire sa facture de 30 % en revenant chez un cabinet comptable classique.

Comme toujours, il convient de comparer les tarifs et les prestations et il est vrai qu’il est plus facile pour un dirigeant – particulièrement en phase de démarrage – de se laisser entraîner séduire par ce type de partenariat.

Pour choisir son expert-comptable, il vous faut prendre le temps de comparer les tarifs et les prestations. Les cabinets classiques sont souvent « full service », ce qui n’est pas le cas des cabinets en ligne et, bien sûr, toute la comptabilité en ligne a du bon et tous ne tarifient pas leurs prestations de la même manière ou en dissimulant certains frais. Mais à bien y regarder, les sirènes sont nombreuses…

Une écoute et des offres de solutions

Un cabinet comptable ne peut prétendre réaliser un travail de qualité s’il n’a pas un lien de qualité avec son client. Avez-vous le portable de l’expert-comptable ? Quelle est la disponibilité des collaborateurs ? Le numéro d’appel est-il payant ? Comment le cabinet vous accompagne-t-il si vous avez un différend avec le RSI ? Ces détails font la différence !

Un accompagnement de qualité

Tous les cabinets vous diront qu’ils accompagnent leurs clients, encore faut-il s’accorder sur l’accompagnement.

Est-il proactif ou faut-il solliciter le collaborateur ? Qui se charge de l’accompagnement ? Des heures de conseil sont-elles incluses dans le forfait ou seront-elles facturées ?

L’accompagnement, c’est aussi savoir vous conseiller et vous aider à prendre l’extraordinaire virage numérique que nous vivons. Voyez si le cabinet a un site de qualité…

Une compétence

Quel est le niveau de compétence des équipes ? Quelle est leur autonomie ? Où sont-elles situées ? S’agit-il de stagiaires ou de CDI ? Pour le savoir, il suffit de poser une question un peu technique lors du premier rendez-vous ; une question concernant le RSI, l’option à l’IR ou la facturation d’une prestation réalisée à l’étranger pour le compte de l’entreprise… Voyez le degré de réactivité de l’expert et sa manière de vous répondre ! Notre blog regorge d’articles parfois un peu techniques, faites-vous plaisir !

De plus, pour un suivi de qualité, il est important que le cabinet comptable dispose de services transverses : juridique, social, création, fiscalité… Assurez-vous que ce soit le cas.

Par ailleurs, n’oubliez pas de vous interroger sur la manière dont le cabinet de comptabilité en ligne vous accompagnera en cas de contrôle fiscal ou contrôle URSSAF,… Fournir les documents nécessaires n’est pas suffisant.

Une fois ces critères étudiés, l’entrepreneur choisit souvent le comptable qui lui parait le plus sérieux et le plus organisé.

Ce n’est d’ailleurs pas toujours le moins cher, car le tarif n’est pas, pour nous,  l’argument premier à retenir dans le choix du prestataire. N’hésitez pas à interroger d’autres dirigeants pour s’assurer que les promesses seront tenues.

Les avantages et inconvénients de chaque système

Comme nous le disions, il n’y a pas de vérité unilatérale, chacun des systèmes a ses forces et faiblesses.

Il n’y a que le client, au regard des critères de choix ainsi que des avantages et inconvénients qu’il juge essentiels, qui pourra trancher en faveur de l’une ou l’autre des solutions.

Les cabinets comptables en ligne

Il est vrai que les cabinets de comptabilité en ligne disposent d’outils permettant un travail à distance de qualité. Ceci apporte notamment les avantages suivants :

• Un gain de temps et de praticité,
• Une possibilité de travailler sur votre comptabilité lorsque vous le voulez (24h/24), pour peu que vous soyez autonome sur leur outil comptable.

Par contre, quoi qu’on en dise, les cabinets en ligne ne sont pas dépourvus d’inconvénients :

• Ce serait une erreur de prétendre que les collaborateurs ou conseillers sont plus disponibles que dans des cabinets traditionnels. La rentabilité est aussi présente que dans les cabinets comptables traditionnels,
• Les prestations de conseil sont généralement standardisées,
• Les spécialistes sont rares,
• Vous ne verrez peut-être jamais l’expert-comptable,
• On ne sait pas grand-chose de ces cabinets, comme l’endroit où est traitée votre comptabilité et vos fiches de paie.

Les cabinets comptables traditionnels

Les cabinets traditionnels profitent généralement d’une organisation par service et d’un brassage de clients et de typologies de dossiers leur conférant une plus grande expérience. Cela amène inévitablement une meilleure expertise …

Par ailleurs, le fait d’avoir un cabinet réel offre des avantages certains :

• Les collaborateurs ne sont pas monotâche. Ils bénéficient des échanges entre services et sont plus à même à répondre à des questions qui mélangent comptabilité, droit social, fiscalité et/ou juridique.
• Les collaborateurs bénéficient d’une expérience souvent plus large sur des tailles d’entreprises très diverses.
• Le cabinet dispose d’une adresse connue et de responsables identifiés qu’il est possible de rencontrer ce qui permet, en cas de désaccord, d’avoir des échanges plus constructifs.

Les cabinets traditionnels disposent aussi de limites qu’il convient de surveiller :

• Les experts-comptables sont souvent peu disponibles et il n’est pas toujours facile de les rencontrer. Ce manque de réactivité est souvent aggravé par les nombreux clients qui tiennent à rencontrer l’expert-comptable en personne.
• Les petits cabinets ont souvent du mal à trouver une organisation optimale qui ne repose pas totalement sur le ou les associés, ce qui influe sur le niveau de conseil.
• Certains cabinets tardent à utiliser les outils numériques. Ceci diminue leur attractivité pour des clients qui cherchent un service en ligne de qualité.
• La tarification manque parfois de clarté. Contrairement aux comptables en ligne, peu de cabinets acceptent d’afficher leurs prix. Enfin, en facturant le temps passé en communication, certains cabinets créent une distance avec leurs clients.

Synthèse : comptabilité en ligne ou comptabilité traditionnelle ?

L’économie a basculé dans l’ère du numérique, il faut donc s’adapter et utiliser les nouveaux outils pour gagner en efficacité. Pour travailler avec un comptable en ligne, il est donc préférable de se sentir à l’aise avec l’idée d’échanger par mail, par téléphone ou par des conférences internet.

Privilégiez un cabinet de taille intermédiaire qui a pu se structurer une offre web et qui vous propose un forfait annuel (vous donnant accès aux conseils juridiques, fiscaux, sociaux, transmission, création…). Croyez-moi, certains pratiquent des tarifs tout à fait raisonnables. Un cabinet qui accompagne des start-ups sera plus à même d’intégrer la question du numérique au cours de vos discussions sur votre stratégie.

Choisissez un cabinet qui comprend les entrepreneurs, qui se développe qui investit, car le ou les dirigeants seront sur la même longueur d’onde que vous. Vous serez un entrepreneur et non pas un dossier… N’hésitez pas à le rencontrer pour visiter ses bureaux, étudier la qualité de ses installations et le profil des collaborateurs qui vont prendre en charge votre suivi comptable.

L’expert-comptable doit être un partenaire pour aider à réaliser une bonne tenue comptable à moindres frais. Pensez à suivre les procédures qui lui permettront de suivre en temps réel l’activité de votre entreprise.

Pour un dirigeant ou un créateur d’entreprise, l’important est de trouver le comptable avec qui on a un bon feeling, qui est adapté à sa personnalité et à son projet. Il existe de nombreux acteurs pour la comptabilité traditionnelle comme pour la comptabilité en ligne, n’hésitez pas à chercher :  avoir un bon comptable est important.

Si les comptables traditionnels sont parfois un peu distants et un peu lents pour s’adapter aux nouvelles méthodes, ils proposent le plus souvent une offre claire dépourvue de surprises, même si les tarifs peuvent paraître élevés.

Les comptables en ligne proposent quant à eux une offre packagée qui semble claire et souvent avantageuse. L’expérience nous montre pourtant qu’au final les clients paient à peu près le même prix que chez un comptable traditionnel et que le service n’est pas meilleur.

Comme pour de nombreuses professions, il n’est pas possible de tirer des conclusions sur le fait que les comptables en ligne seraient plus ou moins intéressants que les comptables traditionnels, et tout reste une affaire de conditions tarifaires, d’offre, de satisfaction ou non des offres et services et bien entendu d’affinités.

La démarche pour choisir le bon comptable

Voici une démarche un peu scolaire qui vous permettra de définir ce dont vous avez besoin, d’évaluer les experts-comptables que vous rencontrerez et de choisir celui qui parait le plus adapté.

Avant vos premiers RDV :

1 – Définir les attentes que vous avez envers votre expert-comptable

2 – Déterminer et hiérarchiser les critères de choix qui vous permettront de qualifier les experts-comptables que vous rencontrerez

3 – Prendre le soin d’identifier plusieurs experts-comptables avec des typologies différentes (un comptable en ligne, un comptable traditionnel, un comptable traditionnel qui propose une comptabilité à distance, un comptable expert en droit international, un spécialiste des start-up, …).

Une fois que votre sélection de partenaires potentiels est faite :

4 – Commencez par rencontrer un expert-comptable de terrain afin d’appréhender en vis à vis le métier de l’expert-comptable

5 – Profitez du rendez-vous pour découvrir et comprendre le monde de la comptabilité

6 – Assurez-vous de bien poser toutes les questions nécessaires à votre choix (prix, missions complémentaires, ce qui est à votre charge, ce qui est à la charge du comptable, …).

7 – Notez les experts-comptables rencontrés pour chacun des critères prédéfinis. Si certains aspects ont été oubliés, ajoutez les et faites en sorte d’avoir évalué chaque comptable rencontré pour chacun de vos critères.

8 – Faites le point

9 – Demandez une offre de mission aux 3 comptables qui vous paraissent les plus intéressants. Assurez-vous que cette offre soit claire, préférez les offres forfaitaires (tout compris) et demandez une offre claire.

10 – Choisissez en vous assurant que le courant passe bien… Et relisez bien les conditions générales de vente, des surprises s’y cachent souvent…