Comparatif logiciel SIRH : définition, fonctionnalités, comparaison

Dans les sections suivantes, nous explorerons les spécificités des logiciels SIRH, en mettant en avant leurs principales fonctionnalités, les avantages compétitifs et les profils visés par ces outils. Nous partageons également un classement qui vous permettra de trouver le logiciel SIRH qui vous convient le mieux.

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Qu’est-ce qu’un logiciel SIRH / ressources humaines ?

Les logiciels SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) sont des outils informatiques dédiés à la gestion complète du capital humain au sein d’une organisation.

Ils regroupent un ensemble de fonctionnalités visant à simplifier et à optimiser les processus liés à la gestion des ressources humaines. De la gestion administrative du personnel à la planification des effectifs, en passant par la formation, le recrutement, et la gestion des performances, les logiciels SIRH offrent une plateforme centralisée.

Ils contribuent ainsi à automatiser des tâches chronophage et à améliorer la collaboration en interne. Ils permettent par ailleurs de garantir une conformité aux réglementations qui sont d’ailleurs en constante évolution dans le domaine des ressources humaines. En somme, un logiciel SIRH représente un pilier de la gestion stratégique et opérationnelle des ressources humaines au sein d’une organisation.

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Pourquoi opter pour les logiciels SIRH / ressources humaines ?

Le recours aux logiciels SIRH s’impose de plus en plus aux professionnels comme une nécessité pour de multiples raisons.

Tout d’abord, ces systèmes automatisent de nombreuses tâches administratives. Ils permettent ainsi de libérer du temps pour les équipes des ressources humaines, afin qu’elles puissent se concentrer sur des aspects à forte valeur ajoutée pour l’entreprise.

Ensuite, les meilleurs logiciels SIRH favorisent une communication transparente au sein de l’entreprise. Ils permettent aux employés d’accéder facilement à leurs informations personnelles et aux politiques internes. De plus, ils facilitent la gestion des congés et des absences. Cette transparence renforce la confiance et l’engagement des travailleurs.

En outre, les logiciels SIRH facilitent la prise de décision dans les organisations. Ils fournissent aux décideurs des données en temps réel sur divers aspects liés au personnel. Cette capacité à transformer des données brutes en informations stratégiques permet d’améliorer la gestion prévisionnelle des effectifs.

Sur le plan de la conformité, les logiciels SIRH assurent une gestion rigoureuse des données conformément aux réglementations en vigueur. Ils réduisent alors les risques liés à la non-conformité.

L’optimisation des processus, la réduction des erreurs administratives et la centralisation des données contribuent aussi à une meilleure efficacité opérationnelle.

Opter pour un logiciel SIRH représente donc un choix purement stratégique pour les organisations, quelle que soient leurs tailles.

 À qui s’adressent les logiciels SIRH / ressources humaines ?

Les logiciels SIRH s’adressent aux organisations qui pensent continuellement à l’amélioration du processus de pilotage de leurs ressources humaines. Ces outils s’adaptent à différentes tailles d’organisations ; des plus petites aux plus grandes.

Dans le contexte des plus petites entreprises comme les TPE (Très petite entreprise de moins de 11 employés), l’utilisation d’un logiciel SIRH revêt un intérêt particulier.

En effet, cet outil facilite la fluidification des processus de gestion et offre un incroyable gain de temps, du fait de la dématérialisation. Cette dimension revêt surtout une importance accrue dans la mesure où ces petites entreprises n’ont souvent pas les moyens d’avoir un service dédié aux ressources humaines. La gestion de ce département est donc généralement confiée à un manager, ou est directement prise en charge par le responsable de l’entreprise.

Concernant les grandes entreprises, elles sont traditionnellement composées d’un effectif conséquent, nécessitant des solutions de taille pour exécuter efficacement les processus liés aux ressources humaines. Cette responsabilité est souvent confiée aux services des ressources humaines. Dans ce contexte, le logiciel SIRH se positionne comme un outil incontournable. Il permet d’assurer l’efficacité du service et de traiter les données d’un grand nombre d’employés.

Quelles sont les fonctionnalités des logiciels SIRH/ ressources humaines ?

Les logiciels SIRH englobent une multitude de fonctionnalités, conçues pour couvrir différents aspects de la gestion des ressources humaines. Voici un aperçu des principales fonctionnalités :

Le recrutement et l’intégration

De nombreux SIRH sont conçus avec des modules de suivi de candidature et de recrutement. Ils centralisent les informations des candidats (CV, coordonnées, entretiens, résultats de l’évaluation et d’autres) pour optimiser le processus de recrutement depuis la publication des offres d’emploi jusqu’à l’embauche.

Les logiciels SIRH sont également équipés de la fonctionnalité de l’intégration. Ils fournissent des modules interactifs permettant de guider les nouveaux employés à travers les processus administratifs et les politiques de l’entreprise.

La gestion des salaires

La gestion de la paie une des tâches les plus importantes des ressources humaines. L’objectif ici est de veiller à ce que chaque employé reçoive sa rémunération. À travers cette fonctionnalité, les meilleurs logiciels SIRH garantissent l’exactitude dans le calcul des salaires, des retenues et même des avantages sociaux. Cette fonctionnalité permet aussi d’assurer la conformité avec les règlementations fiscales et sociales en vigueur.

 L’archivage sans papiers

La dématérialisation des dossiers du personnel simplifie le stockage et l’accès aux informations. Cela réduit non seulement l’utilisation de papier, mais également le temps consacré aux recherches de documents physiques. Lorsque tout est stocké électroniquement, le logiciel peut localiser les documents dont vous avez besoin à n’importe quel moment et plus rapidement.

L’analyse du personnel

L’analyse du personnel occupe une place importante dans la stratégie de gestion des ressources humaines. Cette fonctionnalité des SIRH permet d’analyser des informations spécifiques liées aux recrutements, aux départs, l’évolution de la structure organisationnelle, la répartition des compétences, etc. En s’appuyant sur ces données, les responsables peuvent prendre des décisions éclairées pour soutenir différentes stratégies en matière de ressources humaines (IED, rétention, croissance interne, etc.).

Le suivi de la présence

Cette fonctionnalité permet d’automatiser la saisie du temps, le suivi des présences et la gestion des congés. Cela élimine les erreurs liées à la saisie manuelle et facilite également la planification des horaires.

La gestion des avantages sociaux

Les SIRH dotés de cette fonctionnalité vous permettent d’automatiser l’administration des assurances, des régimes de retraites et bien d’autres avantages.

L’application mobile

Les professionnels de la gestion des ressources humaines n’ont pas toujours le temps ou l’espace pour travailler avec un ordinateur. Cela est d’autant plus vrai dans les petites entreprises où les ressources humaines sont gérées par le responsable. Certains SIRH sont équipés de fonctionnalités mobiles qui permettent aux professionnels de travailler en tout lieu.

Les intégrations

Le logiciel SIRH n’est pas le seul outil qui peut être mis en place au sein de votre entreprise. Pour ne pas avoir à gérer à la fois plusieurs logiciels différents, il est important de vous assurer qu’il s’intègre parfaitement à vos autres outils. Un logiciel de gestion des ressources humaines bien conçu devrait permettre les intégrations avec de nombreux autres systèmes.

L’espace employé en libre-service

Les professionnels des ressources humaines reçoivent très souvent des demandes d’information et de mise à jour de la part des employés. Il peut s’agir d’une mise à jour des avantages sociaux, d’une demande concernant les horaires de travail, les congés, etc. Grâce à cette fonctionnalité, le logiciel SIRH offre aux employés un portail personnel, afin qu’ils soumettent leurs demandes et mettent à jour leurs informations.

La production de rapports

La fonctionnalité du reporting permet de créer des rapports personnalisés qui offrent une visibilité approfondie sur divers aspects des ressources humaines. Ces rapports peuvent fournir des informations pertinentes sur de nombreux aspects de l’entreprise, qu’il s’agisse du DEI, de la fidélisation, ou autres informations intéressantes.

Quels sont les avantages des logiciels SIRH/ ressources humaines ?

L’intégration des logiciels SIRH dans les organisations offrent une panoplie d’avantages.

La prise de décision fondée sur des données

Les logiciels SIRH transforment la gestion des ressources humaines de l’entreprise en une discipline totalement orientée vers les données. Ils permettent d’analyser en continu des éléments comme : les congés payés, l’utilisation des avantages sociaux, l’ancienneté des employés, les promotions, l’assiduité, la productivité et d’autres paramètres clés.

Ainsi, les responsables peuvent aisément prendre des décisions stratégiques pour la croissance de l’entreprise.

L’amélioration de l’expérience des employés

Ces logiciels SIRH créent une agréable expérience collaborateur, en fournissant aux travailleurs un accès facile à toutes les informations dont ils ont besoin en un seul endroit. Il s’agit par exemple des organigrammes, des avantages sociaux, des évaluations de performance, de la rémunération, des politiques et des procédures, des congés, etc.

Ce niveau de transparence et la possibilité d’obtenir une approbation rapide aux demandes améliore le rapport des employés avec les services des ressources humaines.

L’augmentation de la productivité

Les logiciels SIRH permettent aux responsables des ressources humaines de mieux planifier le travail. Il est courant pour les responsables des ressources humaines de faire face à un nombre élevé de demandes de congés. Cela arrive généralement à des périodes précises de l’année. Avec un système centralisé, ils pourraient mieux contrôler la situation et échelonner les demandes de congés pour maintenir une bonne productivité au travail.

Un accroissement des automatisations

Les logiciels SIRH vont bien au-delà des automatisations de bases. Ils permettent de gérer des aspects critiques comme les paiements de salaire. Lorsque vous vous retrouvez en sous-effectif avec une mauvaise connexion au département des ressources humaines, quelques fonctions d’automatisation vous rendraient un grand service.

La réduction des erreurs

L’automatisation est souvent synonyme de réduction d’erreur et de production optimale. Qu’il s’agisse de calcul des salaires, de gestion des avantages sociaux et d’autres sujets sensibles, les logiciels SIRH permettent de réduire la propension à des erreurs humaines parfois coûteuses.

Des processus plus rapides

Les logiciels SIRH accélèrent les processus sur de nombreux sujets propres aux ressources humaines. Qu’il s’agisse de réduire les délais de recrutement, de signer les contrats de travail, les documents d’embauche ou encore de fournir des rapports, ces logiciels permettent d’aller beaucoup plus vite.

Des ressources libérées

L’automatisation des tâches administratives par les logiciels SIRH permet de libérer de précieuses ressources. Les équipes des ressources humaines ont donc plus de temps pour se concentrer sur des taches qui méritent beaucoup d’attention.

Un accroissement de la conformité

La conformité devient plus aisée lorsque les informations des salariés sont recueillies dans un SIRH et que les politiques de l’entreprise sont centralisées avec des capacités de signature électronique. Cela s’avère particulièrement pertinent lorsqu’il devient nécessaire de produire une trace écrite ou des rapports pour répondre aux exigences de certaines normes.

L’adaptation à la croissance de l’entreprise

Lorsque les entreprises croissent rapidement, elles ont souvent besoins de systèmes sophistiqués pour favoriser la mise à l’échelle  dans tous les domaines. Les ventes augmentent, les recrutements augmentent et le nombre de processus augmentent également. Les logiciels SIRH offrent une flexibilité pour accompagner la croissance des entreprises. Ils disposent de fonctionnalités évolutives pour une fluide adaptation aux changements dans la taille et aussi dans la structure organisationnelle des entreprises.

À la vue de tout ceci, il apparait donc que les logiciels SIRH sont de véritables partenaires pour les entreprises et plus particulièrement pour la bonne marche des activités de ressources humaines.

Quels sont les inconvénients et les limites des logiciels SIRH ?

Malgré leurs nombreux avantages, les logiciels SIRH présentent également des inconvénients et des limites qui méritent d’être pris en considération.

• La complexité de mise en place : l’implémentation d’un logiciel de gestion des ressources peut s’avérer complexe. Cela nécessite une planification minutieuse, des ressources dédiées et aussi une formation adéquate pour assurer une adoption réussie par l’équipe RH.
• La sécurité des données : lorsque des données sensibles sont centralisées sur ces logiciels, la protection de la vie privée et la sécurité des données deviennent des préoccupations majeures. Cela est d’autant plus important si ces données sont hébergées par un prestataire externe. Il existe un risque non-négligeable d’atteinte à la confidentialité des données. Pour cela, il est important de rester vigilant dans le choix d’une solution de gestion des ressources humaines et aussi de mettre en place des mécanismes pour prévenir les violations des données.
• La dépendance technologique : la fiabilité du logiciel SIRH est crucial. En cas de panne technique ou de problème de serveur, cela peut entraîner une interruption des opérations RH et donc impacter la productivité.
• La personnalisation limitée : certains logiciels SIRH peuvent avoir des limitations en termes de personnalisation. Cela peut donc rendre difficile l’ajustement aux besoins spécifiques de certaines entreprises. Il s’agit souvent de logiciels SIRH gratuits. Ils ont souvent des fonctionnalités très peu limitées qui ne permettent pas de gérer efficacement les ressources humaines d’une entreprise.

Il est essentiel pour les entreprises de prendre en considération ces inconvénients et limites.

Comparatif des logiciels SIRH

Voici notre classement des meilleurs logiciels SIRH.

• Payfit : ce logiciel SIRH vous évite les tracas liés aux processus de paiement et aux déclarations sociales. Il se charge d’automatiser entièrement le calcul de vos cotisations et l’établissement de vos bulletins de paie. Payfit intervient également dans la gestion des absences, le suivi de temps de travail, les notes de frais, et bien d’autres aspects des ressources humaines.
• Workday : cette solution complète de gestion du capital humain vous aide à centraliser et à suivre les données de tout votre personnel. Il est équipé d’une suite complète de fonctionnalités allant du recrutement, à la gestion de la paie, en passant par la gestion des avantages sociaux et des talents. Workday est doté d’une interface conviviale qui le rend facile à utiliser pour tous.
• Oracle : ce logiciel SIRH se démarque comme une solution cloud pour les entreprises à gros effectif (plus de 1 000 employés). Oracle est outillé pour vous aider à mieux gérer tout le parcours salarié, de la réception des candidatures à la retraite. Les constructeurs de Oracle ont récemment intégré l’intelligence artificielle au logiciel pour lui permettre de mieux servir les utilisateurs.
• KiwiHr : ce logiciel SIRH se positionne sur la gestion des congés pour les startups et les PME. Il est doté d’une interface moderne, intuitive et assez visuelle qui participe à une adoption radicale des utilisateurs. KiwiHr est disponible en version payante, Cependant, il offre deux semaines d’essai pour tester ses fonctionnalités avant de passer à l’action.
• GrafiQ : ce logiciel SIRH a été conçu par la start-up QuickMS qui se concentre sur les performances sociales des entreprises. GrafiQ vous donne un accès illimité à de nombreux indicateurs pour prendre des décisions stratégiques dans votre entreprise. Vous avez par exemple : la masse salariale, le turnover, absentéisme, etc. Il automatise également de nombreux rapports obligatoires, vous laissant donc plus de temps pour vous occuper de tâches à forte valeur ajoutée.
• Skello : cette solution SaaS est conçue pour automatiser et optimiser l’organisation des équipes, de la planification à la paye. Elle centralise les données de l’organisation pour créer des plannings, analyser les performances de l’entreprise et automatiser des variables. Le logiciel est parfait pour les responsables des ressources humaines qui doivent gérer des plannings complexes.

En résumé, les logiciels SIRH se présentent comme des outils exhaustifs capables d’optimiser les opérations au sein de votre service des ressources humaines. Le marché offre une diversité de solutions, chacune dotée de ses propres particularités. Le choix des logiciels SIRH s’articulera alors autour de vos exigences spécifiques.