Comment organiser une réunion de travail ?

Les réunions de travail sont des outils indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise. Elles ont des rôles multiples :

• Échanger des informations,
• Collecter, analyser, regrouper et évaluer des idées,
• Prendre des décisions,
• Faire un point d’avancement sur un dossier,
• Coordonner des intervenants multiples,
• …

Pourtant, elles sont souvent critiquées et jugées inefficaces par les participants. Comment faire une réunion de travail de qualité ? Comment rentabiliser le budget, le temps et l’énergie investie par l’entreprise pour organiser la réunion ?

Le blog du dirigeant fait le point et vous apporte les conseils nécessaires pour organiser une réunion de travail efficace.

UNE RÉUNION DOIT AVOIR UN OBJECTIF ET ÊTRE NÉCESSAIRE

Une réunion de travail nécessite un investissement de la part des organisateurs et des participants. Ainsi, pour qu’une réunion soit efficace il est important de veiller à n’utiliser cet outil d’échange et de communication que lorsque qu’il y a un réel besoin et qu’il répond à un objectif précis. Les réunions de travail doivent être perçus comme des outils pour une bonne organisation d’entreprise. Bien utilisées, elles se révèlent être extrêmement efficaces.

Avant de décider d’organiser une réunion de travail, il peut être intéressant de s’interroger sur :

• Les raisons qui la justifient,
• Les objectifs à atteindre,
• La nature et la typologie des informations qui seront échangées,
• La justification de chaque participant (légitimité, utilité, disponibilité, …).

UNE RÉUNION RÉUSSIE EST UNE RÉUNION PRÉALABLEMENT PRÉPARÉE

La réussite d’une réunion est souvent liée à la qualité de sa préparation. Le temps passé à préparer une réunion contribue à rendre son déroulement fluide ce qui améliore son efficacité. En effet, une réunion préparée évite aux participants de se disperser. Ils restent plus concentrés et plus impliqués. Pour cela, il faudra formaliser la démarche en plusieurs points.

Définir les objectifs de la réunion

Formaliser le ou les buts d’une réunion permet de savoir précisément pourquoi on l’organise puis, de s’interroger à postériori sur son efficacité. Cela permet aussi :

• De fixer un ordre du jour clair et précis qui permettra aux participants de se préparer.
• D’organiser une réunion « active » avec des échanges, différents intervenants, l’utilisation de divers supports, …
• De prévoir un timing adapté (l’attention des participants ayant tendance à baisser au-delà de 50 mn environ).

Le choix et l’animation des participants

Pour éviter que les participants ne se transforment en « spectateurs » passifs, il est important d’adapter le format de la réunion en fonction de son contenu mais aussi de ses participants. Chaque participant doit se sentir concerné par le sujet et trouver un intérêt au contenu de la réunion.

Il faut donc éviter d’inviter certaines personnes pour faire plaisir, ou par défaut. Il peut être intéressant d’impliquer les trublions ou de les séparer adroitement de leur « public » afin de conserver la maîtrise sur le déroulement de la réunion de travail. Avoir du leadership et un peu de répondant peut aider l’animateur à éviter les dérives.

À l’inverse, inviter des experts reconnus et des partenaires pouvant apporter une valeur ajoutée contribue à nourrir la réunion et à augmenter son intérêt. Attention cependant à privilégier des orateurs de qualité, adaptés à l’ensemble des participants et à calibrer précisément leurs interventions. Un mauvais orateur peut, à lui seul, plomber une réunion par une intervention trop technique ou molle, longue et inintéressante.

Enfin, une réunion n’est pas un concours d’éloquence, il faut éviter de proposer un trop grand nombre d’intervenants. Au-delà de 8 à 10 intervenants, il devient difficile de laisser suffisamment de temps pour traiter un sujet sérieusement. Par ailleurs, le nombre de personnes multiplie les occasions et les sujets de dispersion des uns et des autres.

Prévoir un déroulement adapté au but de la réunion

La structure d’une réunion conditionne son déroulement. Elle doit être choisie en fonction du but de la réunion. Par exemple, le discours sera utilisé pour passer des informations ou motiver des équipes, un brainstorming pour une recherche de solution, une réunion debout pour un brief ou un debrief rapide.

Par ailleurs, les étapes du déroulement d’une réunion de travail doivent avoir préalablement été établies. Chaque étape étant définie par un sujet, des intervenants et une durée.

Prévoir un lieu et un horaire appropriés

La qualité du lieu, de l’accueil et de l’environnement joue sur la réceptivité des participants. Ainsi, il est important de choisir avec soin le lieu d’une réunion. Si pour les réunions de travail, les locaux de l’entreprise conviennent, il est nécessaire de « sortir » les équipes une à deux fois par an, si possible dans de nouveaux endroits. La difficulté devient alors de choisir un lieu à la fois adapté, agréable et pas trop cher. Il faut en effet penser à de nombreux critères :

• Le nombre de participants
• L’accessibilité (distance, parking, transport en commun, …)
• Qualité de la restauration
• Le matériel technique (vidéoprojecteur, écran, internet haut débit, …)

Il faut que chacun trouve sa place et s’y sente bien. Voici quelques conseils pratiques :

• Préférer une salle de couleur claire, bien isolée avec des ouvertures avec peu d’éclairage artificiel (fatigue, qualité sonore, température, …)
• Soyer attentif à ce que chacun puisse voir et entendre les intervenants
• Vérifier la qualité des équipements nécessaires

Trouver une salle n’est pas toujours simple, surtout lorsqu’on cherche à varier les plaisirs ou qu’on a peu de moyens à consacrer à la recherche d’un restaurant ou d’une salle de conférence. Pour cela, on peut faire confiance au réseau ou à des solutions innovantes.

Enfin prévoyez une date et un horaire adapté à l’ensemble des participants et des intervenants (covoiturage, horaire de train, proximité d’un hôtel, parking, métro, …). Pensez aussi à tenir compte de la baisse d’attention physiologique entre 14h et 16h.

S’assurer de la présence de chacun

Préparer une réunion nécessite de savoir qui sera là afin de s’assurer que les buts de la réunion soient atteints. Ainsi, une réponse à l’invitation peut être exigée et un mail de rappel peut être envoyé quelques jours ou heures avant la réunion.

Pour les réunions régulières, les dates et horaires fixes permettent de créer des habitudes qui assurent la présence des différents participants.

Responsabiliser les intervenants et les participants

Il est plus difficile pour les participants à une réunion de s’intéresser au contenu d’une réunion lorsqu’ils ne connaissent pas le but et le contenu de la réunion, mais aussi lorsqu’ils sont passifs. Faire participer l’ensemble des participants à une réunion de travail et les responsabiliser sur une partie de la réunion. Ainsi, la répartition des interventions de chacun, l’écoute et la mise en avant des interventions des uns et des autres ou la présentation des résultats obtenus sont des moyens de transformer des spectateurs en intervenants motivés.

Il ne suffit pas de rassembler les participants d’une réunion dans une salle avec une idée de ce qui va se dire pour faire une réunion constructive. Pour qu’une réunion d’équipe soit efficace, même si elle a un caractère récurrent, il faut la préparer pour éviter qu’elle ne se transforme en discussion libre ou en règlement de compte. Il faut aussi l’animer et la rendre vivante afin que le temps passé par chaque participant lui apporte une réelle valeur ajoutée.