Comment faire une signature électronique ?

À côté du développement des smart contracts et autre processus informatiques. La signature électronique permet efficacité et gain de temps.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

La signature électronique permet de garantir l’intégrité d’un document et l’identité de son signataire au même titre que la signature manuscrite. Bien que les deux signatures bénéficient de la même valeur juridique, elle se distingue principalement par le caractère visuel de la première et par la suite de caractères qui composent l’autre.

À noter : il ne faut pas confondre la signature électronique et la signature numérique. La première bénéficie d’une véritable valeur juridique tandis que la seconde (signature scannée ou dessinée) ne permet pas de rapporter la preuve du consentement.

Les enjeux

Signer électroniquement doit permettre de répondre à trois principaux enjeux.

D’abord, elle doit permettre l’authentification de l’auteur en s’assurant de l’identité de ce dernier. Elle doit également permettre de garantir l’intégrité du document cad prouver qu’il n’a subi aucune modification suite à la signature.

Enfin, la signature électronique doit prouver le consentement donné par le signataire qui concède à contracter.

Pour s’assurer de cela, la signature électronique doit rassembler différentes caractéristiques.

Les caractéristiques

La signature électronique se doit d’être authentique. Pour ce faire, il convient de parvenir à prouver l’identité du signataire.

Elle doit être infalsifiable, personne ne doit être en mesure de parvenir à la modifier ou de se faire passer pour le signataire.

De plus, elle ne doit également pas être réutilisable. Elle a vocation à servir pour un document unique et ne peut être exportée sur un autre document.

Le document se doit, de plus, d’être inaltérable, personne ne doit pouvoir le modifier à la suite de la signature.

Enfin, la signature doit avoir un caractère irrévocable, personne ne doit être en mesure de venir la contester.

Quel est l’intérêt de la numérisation du processus ?

La signature électronique permet de faciliter le suivi des documents des entreprises.

Que ce soit concernant les contrats de travail, les factures, les bons de commande, les devis, documents comptables et juridiques… la signature électronique a de nombreux avantages.

D’abord, elle permet de faciliter l’envoi et le transfert de document, mais elle accélère également grandement les délais de procédure de signature.

La signature électronique permet également de suivre en temps réel les dossiers. La numérisation du processus permet de se rendre rapidement compte de qui n’a pas signé et de les relancer au besoin.

De plus, le système des signatures électroniques permet de sécuriser l’accès aux données et de réaliser des économies.

L’automatisation du processus permet également de faciliter le travail des RH et des autres salariés initialement chargés de s’occuper de cela.

La validité de la signature électronique

La signature électronique a la même force probante qu’une signature manuscrite. Dès lors qu’elle réunit les critères prévus par le règlement eIDAS, elle est opposable aux parties.

Toutefois, le règlement eIDAS pour la signature électronique, distingue trois niveaux de signature plus ou moins qualifiés et sécurisés. Il convient de noter que seule la signature électronique de niveau qualifié, dès lors qu’elle a tous les critères requis pour assurer l’authenticité, l’intégrité du document ainsi que le consentement du signataire, est opposable aux parties. Elle est reconnue au niveau européen comme ayant réellement la même valeur que la signature manuscrite.

Comment faire une signature électronique ?

Pour que cette méthode d’authentification ait la même force probante que la signature manuscrite, il convient de se tourner vers un prestataire de confiance.

Ces tiers habilités réalisent des opérations de sécurité juridique d’authentification, de transmission et de stockage des données. Ils sont chargés de procéder à la réalisation, à la vérification et à la validation des signatures électroniques.

Bien qu’ils existent une grande diversité de plateformes proposant, cela, la procédure reste sensiblement identique :

La phase d’identification consiste à se connecter sur le site du tiers de confiance via les identifiants fournis ou en cas de signature de niveau qualifié, à l’aide d’une clef électronique.

Puis il convient d’ajouter les documents devant faire l’objet d’une signature sur le site, le format importe peu. (word, pdf)

Enfin, il faut inviter les autres signataires à venir signer le document en transmettant leur coordination aux tiers de confiance.

Chacun d’entre eux va alors recevoir une notification les invitant à procéder à la signature du document. Pour ce faire, ils devront s’identifier via un code que la plateforme leur aura envoyé par SMS ou par mail.