Comment conserver ses factures clients et fournisseurs ?

Pour une entreprise, la conservation des factures est une problématique qu’il faut gérer sérieusement. Il existe certaines règles régissant la conservation des factures et autres documents comptables, leur non-respect pourrait être à l’origine de lourdes sanctions. Dans cet article, nous aborderons les différentes règles en matière d’archivage de factures.

Comment procéder l’archivage de ses factures ?

En préparant une facture, le format de celle-ci varie selon son type (facture ordinaire, facture d’acompte, facture pro forma, facture d’avancement). A son tour, les règles d’archivage varient en fonction du format de la facture.

La facture papier comme son nom l’indique est une facture qui a été émise ou reçue au format papier. Elle peut avoir été donnée en main propre à son destinataire ou acheminée par voie postale.

La facture électronique est un document dématérialisé qui a été généré et transmis au format numérique.

Aujourd’hui, la plupart des entreprises émettent et reçoivent des factures au format papier et électronique. Il est donc important qu’elles mettent en place des processus de gestion et de conservations distincts en fonction du support utilisé.

Pour les entreprises avec un grand volume de factures émises ou reçues, la conservation peut vite s’avérer complexe si des processus ne sont pas établis et les sanctions peuvent être lourdes en cas de non respect de la réglementation.

Conserver ses factures au format papier

Les factures reçues ou émises au format papier peuvent être conservées sur ce même support dans un endroit situé en France et accessible à l’administration fiscale.

Cependant, les factures papiers peuvent également être numérisées pour être stockées de manière dématérialisée. Pour cela, certaines règles sont à respecter :

• Le document dématérialisé doit être une copie conforme du document papier avant numérisation (couleurs, pas de retouches, etc.) ;
• Toute annotation apparaissant sur la facture papier doit également être ajoutée sur la facture dématérialisée ;
• Le fichier doit être conservé aux formats PDF ou PDF A/3 et assorti d’un dispositif de sécurité minimum ( cachet serveur, empreinte numérique, signature électronique ou autre dispositif équivalent possédant un certificat délivré par une autorité de certification française) ;
• Les opérations de numérisation doivent suivre un protocole documenté établi par l’entreprise.

L’archivage électronique peut être réalisé par l’entreprise elle-même ou par un tiers mandaté à cet effet.

L’archivage d’une facture électronique

Une facture électronique doit être conservée sous ce même format pendant une durée minimum de 3 ans. Ensuite, l’entreprise peut choisir de la conserver au format papier ou au format électronique. Une facture électronique ne peut donc pas être conservée au format papier seul pendant les 3 années suivant son émission ou sa réception. Les fichiers relatifs à la facturation doivent être stockés soit :

• Sur le territoire français ;
• Dans un état membre de l’Union Européenne ;
• Dans un autre pays avec des garanties équivalentes aux Etats de l’UE en terme d’accès aux données et d’assistances administrative.

Si l’entreprise ne peut garantir des conditions de stockage numérique conformes à la réglementation en vigueur alors elle doit conserver ses factures au format papier.

Les avantages d’archivage numérique des factures

L’archivage numérique des factures vous offre de nombreux avantages. Parmi ces derniers vous trouvez :

• L’économie d’espace de stockage : contrairement aux archives physiques, les factures numérisées ne nécessitent pas de grands espaces de stockage physique. Vous pouvez ainsi libérer de l’espace de bureau précieux en réduisant ou en éliminant la nécessité de conserver des piles de documents papier.
• La facilité d’accès aux documents : les factures électroniques peuvent être stockées de manière organisée dans des systèmes de gestion documentaire, permettant un accès rapide et facile aux informations. Les employés peuvent retrouver et consulter les factures en quelques clics, sans avoir à fouiller dans des dossiers physiques.
• La réduction des risques de perte ou de dommages : grâce aux sauvegardes régulières les documents numériques sont moins susceptibles d’être perdus, endommagés ou détruits par des incidents tels que les incendies, les inondations ou les accidents.
• La traçabilité et suivi des modifications : les systèmes d’archivage électronique permettent de suivre les modifications apportées aux documents, y compris les factures. Cela offre une traçabilité complète des transactions et des interactions avec les factures.

Combien de temps archiver ses factures ?

Selon la réglementation fiscale, toute facture d’achat ou de vente doit être conservée pendant une durée de 6 ans à compter de la date d’émission de la facture ou de la date de la dernière inscription dans les livres et registres de l’entreprise.

Juridiquement, le code du commerce prévoit une durée de conservation des factures plus longue. Elles doivent donc être conservées 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice concerné.

Quelles sont les sanctions applicables en cas de non-respect de la réglementation sur l’archivage des factures ?

La législation prévoit différentes sanctions en cas de non respect des règles en matière de conservation des factures et autres justificatifs comptables. Les entreprises commettant une fraude s’exposent à :

• Une sanction d’un montant équivalent à 50% des montants facturés dans le cas de factures clients ;
• Un rejet de la déduction des charges pour un défaut de conservation de factures fournisseurs. Cela entraînera donc un montant de taxe sur les bénéfices plus élevé ;
• Un rejet de comptabilité lors d’un défaut de conservation d’autres documents comptables ;
• 5000€ d’amende si l’entreprise refuse de communiquer certains documents à l’administration fiscale.