Le calcul des frais kilométriques de vos salariés

Selon le droit du travail, les frais de déplacement, à l’instar des autres frais professionnels, doivent être remboursés par l’employeur selon une somme forfaitaire fixée à l’avance, à condition que le salarié puisse justifier que les dépenses soient engagées pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise. Depuis le 1er janvier 2010, toutes les entreprises ayant plus de 100 salariés sont tenues de mettre en place un PDM (Plan de mobilité) en vue d’améliorer les conditions de déplacements des employés, de réduire les émissions polluantes et de diminuer le trafic routier. Découvrez dans cet article comment réaliser le calcul des frais kilométriques de vos employés.

Les frais de déplacement et le barème kilométrique

Afin de vous conformer aux réglementations en vigueur et contribuer à la préservation de l’environnement, vous devez mettre en place certaines mesures entrant dans le cadre du PDM. Cela peut être :

• la promotion du vélo ;
• l’amélioration de l’accès au bâtiment par les piétons ;
• l’aménagement des horaires de travail incluant le télétravail ;
• l’encouragement au covoiturage et à l’utilisation des transports en commun ;
• l’incitation à habiter à proximité du lieu de travail.

Le but étant de réduire au minimum le recours aux voitures individuelles. Toutefois, certains de vos salariés peuvent être contraints d’utiliser leur voiture personnelle dans le cadre de leur travail (dans le cas d’un covoiturage, de missions professionnelles, etc.). Le cas échéant, vous devrez rembourser les dépenses liées à ces déplacements suivant le barème kilométrique qui est défini chaque année par les autorités compétentes.

Il est important de comprendre les frais de déplacement et le barème kilométrique pour pouvoir calculer l’indemnité à verser aux employés. Les frais de déplacement font partie des charges les plus considérables liées aux activités professionnelles. Il s’agit de toutes les dépenses qu’un employé effectue lors de la réalisation de son travail. Cela ne concerne toutefois pas les déplacements domicile-travail, sauf exception. Cela peut être :

• un voyage de longue durée à l’étranger : l’entreprise devra allouer une certaine indemnité journalière dont les bases sont fixées par l’État en fonction de la zone géographique et du nombre de jours ;

• un grand déplacement : il s’agit d’un déplacement qui amène le salarié à se déplacer sur une longue distance par rapport à son domicile ;
• un rendez-vous d’affaires avec un partenaire ou un client ;
• les visites à domicile ;
• un trajet exceptionnel que le salarié doit effectuer pour l’entreprise pendant une période de télétravail.

En général, les frais de déplacement comprennent différents éléments à prendre en compte lors des calculs d’indemnité :

• Les coûts du transport : cela inclut le remboursement des charges de transport selon les kilomètres effectués par le salarié, les frais de déplacement domicile-entreprise, les titres de transport, etc.
• Les extras : cela correspond aux frais supplémentaires que le salarié doit supporter au cours de son travail. Cela peut être les frais de stationnement et péage, les frais de carburant, les frais de la prime d’assurance annuelle et les frais d’entretien.

Chaque année, un barème kilométrique est appliqué par l’État. Par ailleurs, le calcul des indemnités de déplacement dépendra entièrement du modèle de véhicule, de la distance parcourue en km ainsi que de la puissance fiscale du véhicule, exprimée en chevaux fiscaux (CV). Outre les voitures, le barème kilométrique prévoit également des indices pour les motos et les scooters. Sachez que les indemnités kilométriques ne touchent pas uniquement les salariés, cela peut également concerner les stagiaires, selon le contrat.

Comment calculer les frais kilométriques de vos salariés ?

Les frais kilométriques prennent en compte différents paramètres, notamment l’état général du véhicule en question, les différentes charges de réparation, le remplacement de pneus ainsi que les primes d’assurance. En revanche, les frais kilométriques ne tiennent pas compte des amendes ni du coût d’achat de l’auto.

Utiliser les barèmes kilométriques en vigueur

Pour pouvoir effectuer le calcul des frais kilométriques de vos employés, il faudra se référer au barème en vigueur mis en place par l’administration fiscale qui est revu chaque année. Vous retrouverez toutes les informations en parcourant la partie “ Traitements, salaires, pensions et rentes ” de votre déclaration d’impôt. Le barème imposé par l’État permet d’inclure le carburant, les coûts d’assurances et les charges liées aux éventuelles réparations. Il prévoit également les différents frais de stationnement. Dans tous les cas, il est important de présenter tous les justificatifs nécessaires.

L’administration fiscale a catégorisé les barèmes selon le type de véhicule : les cyclomoteurs, les motos, les scooters et bien évidemment les voitures. C’est cet organisme qui fixe les seuils à ne pas dépasser comme dans le cas du trajet domicile-travail. Il fixe également les plafonds attribués aux cas particuliers comme une urgence médicale, etc.

Déduire les frais kilométriques avec des justificatifs à l’appui

Il est aussi possible de procéder à une déduction des frais de déplacement en se munissant des pièces justificatives. Afin de pouvoir être effectives, celles-ci doivent inclure la date du déplacement et l’objet.

Réaliser une déduction en forfait

Il existe des conditions à respecter pour pouvoir bénéficier d’un remboursement des frais kilométriques. Qu’il s’agisse d’un salarié ou d’un dirigeant, le bénéficiaire doit disposer d’un document justifiant qu’il met ses compétences au profit de l’entreprise. Il faut également que le véhicule soit à titre personnel, c’est-à-dire, acquis au nom du prétendant au remboursement. Le déplacement en question doit aussi être justifié avec des pièces datées et comportant les détails sur le trajet effectué. Le kilométrage parcouru doit également être clairement mentionné. Sachez qu’il est également possible d’envisager une déduction de 10 % sur le revenu du salarié à la manière d’un forfait.

Pour optimiser la fiabilité des calculs de distances, il est conseillé d’utiliser des outils de cartographie. Google Maps se présente par exemple comme une solution pratique. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais également de faciliter les opérations de contrôle réalisées par les responsables.

La mise en place d’une gestion de frais kilométrique au sein d’une entreprise

Le remboursement kilométrique doit en général être inclus dans le contrat de travail convenu entre le dirigeant et les responsables des opérations syndicales au sein de l’entreprise. L’employeur peut également demander l’avis des délégués du personnel dans le cas où il n’y aurait pas de représentants d’organisations syndicales. Si le régime convenu venait à changer, les employés doivent être tenus au courant au moins un mois à l’avance.

Si l’entreprise emploie des employés à temps partiel, la comptabilisation des heures de travail hebdomadaires entrera en jeu. Le remboursement sera ainsi équivalent au temps de travail exécuté.

En résumé, la gestion et le calcul des frais kilométriques sont des opérations délicates, mais tout aussi importantes d’un point de vue administratif. Ce sont également des tâches qui demandent beaucoup d’application, de rigueur et surtout de temps. De plus, les méthodes manuelles demandent de la minutie pour ne pas fausser la base de données : pour que les calculs de frais kilométriques soient fiables, il est conseillé d’utiliser des logiciels spécialisés. Cela évitera au dirigeant et aux responsables financiers de s’attarder sur ce genre de missions chronophages. Ce genre d’investissement sera avantageux autant pour l’entreprise que pour ses employés. C’est une solution à la fois pratique et efficace.