Test du logiciel Mooncard pour la gestion des notes de frais

Résumé : notre avis sur Mooncard

• Fournisseurs de cartes bancaires intelligentes
• + Logiciel en ligne de gestion des notes de frais

Tarifs et fonctionnalités

Tarifs

• Formule Mobility
• Formule Corporate
• Formule Premium

3 formules indiquées sur le site, mais aucune indication tarifaire. Il faut remplir un formulaire pour obtenir un devis.

Fonctionnalités

La formule Mobility autonomise les collaborateurs dans leurs déplacements professionnels.

Cette carte bancaire prépayée permet :

• Aux collaborateurs de payer toutes les charges ayant trait à leur véhicule professionnel (essence, péage, parking, recharge…)
• Au responsable de gérer et suivre les dépenses générées par les véhicules enregistrés.

La formule Corporate est une carte bancaire prépayée étendue à tous les frais professionnels des collaborateurs : véhicules & déplacements, fournitures et tous frais divers.

La formule Premium est une formule augmentée par l’accès à des services complémentaires : gain de miles, conciergerie, assurance…

 Résiliation

Libre, sans remboursement des sommes versées.

Test

Aucun test gratuit, mais possible de suivre une démo.

Récupération des données

Export comptable format CSV, Excel.

Gérer ses notes de frais avec Mooncard

La promesse

Une solution intégrée de gestion des dépenses en entreprise.

Quel service – pour qui ?

Toutes les tailles d’entreprises.

Les fonctionnalités

Carte de paiement paramétrable

Vous confiez une carte de paiement à chacun de vos collaborateurs. Vous configurez les cartes de manière personnalisées, notamment avec des montants plafonds.

Vos collaborateurs payent toutes les dépenses professionnelles avec leur carte Mooncard.

Suivi des paiements sur l’application Mooncard

L’application Mooncard vous permet de suivre les dépenses de vos collaborateurs en temps réel.

Sur cette application, vous accédez aux graphiques de suivi en temps réel. De plus, vous pouvez paramétrer :

• Des alertes
• Des processus de validation de dépense

Les processus de validation peuvent varier selon le collaborateur et/ou le type de dépense engagée.

Stockage dématérialisé des notes de frais

À chaque dépense effectuée, le collaborateur reçoit un SMS de la part de Mooncard pour lui rappeler d’envoyer le justificatif correspondant dans l’application.

Le collaborateur photographie simplement le justificatif et l’envoie dans l’application Mooncard en un clic.

Écritures comptables automatiques

Mooncard génère automatiquement les écritures comptables inhérentes aux flux enregistrés dans l’application. Le logiciel rapproche la dépense, l’écriture et le justificatif dématérialisé.

Synchronisation des cartes bancaires au logiciel de l’entreprise

Mooncard se connecte à la plupart des logiciels comptables pour transférer automatiquement les écritures comptables avec les documents dématérialisés.

= La pré-comptabilité est faite par Mooncard. Elle est exportée dans le logiciel comptable de l’entreprise.

La valeur probante des justificatifs

(archivage probant)

Nous ne trouvons pas d’information sur la potentielle valeur probante des justificatifs présents dans le logiciel.

En parallèle aux photos, les collaborateurs devront donc également conserver leurs justificatifs papier et les transmettre au service comptable de l’entreprise.

Support technique et service client

Sur Google, les avis concernant le service client sont plutôt négatifs. -> Un service lent, des retours qui tirent en longueur, et même inexistants selon certains utilisateurs.

Récapitulatif : avis clients

Sur Google, le logiciel Mooncard enregistre une note de 4,2 à partir de 92 commentaires.

Il semble y avoir beaucoup d’avis négatifs concernant le service client surchargé, non réactif, voire totalement absent.

Certains utilisateurs souffrent de bugs qui ne se résolvent pas du fait d’un service client non réactif (impossible de supprimer une saisie, par exemple, problème de connexion au réseau Visa…).

Plusieurs clients ont également reçu leur carte, mais n’ont pas réussi à les débloquer au démarrage.

Les avis positifs sont à l’inverse excellents : d’où la note élevée de 4.2. Ils soulignent un réel gain de temps dans le processus de génération des notes de frais liées aux déplacements, ainsi qu’une grande fluidité dans l’utilisation de l’application.

Avis final

De notre avis et sur le papier, le logiciel Mooncard est une solution efficace pour, à la fois, gérer l’administratif lié aux frais professionnels, et autonomiser les collaborateurs.

Cette solution représente selon nous un avantage pour soigner la marque employeur tout en apportant une valeur ajoutée au manager :

• Valeur ajoutée Temps
• Valeur ajoutée Analyse affinée des données (via les tableaux de suivi dans l’application)

Le processus : Dépenses – Photo – Suivi dans l’application – Écriture comptable – Transfert au logiciel comptable – est fluide et efficace.

Néanmoins, les avis négatifs, plutôt récurrents à propos du service client et des bugs, nous refroidissent.

Nous sommes donc en stand-by à propos de cet outil.