Test du logiciel Expensify pour la gestion des notes de frais

Résumé : notre avis sur Expensify

• Logiciel de gestion des dépenses professionnelles
• Des tarifs modulables selon le volume de l’effectif / volume de notes de frais à traiter

Tarifs et fonctionnalités

Gratuit, 5 $ ou 9 $ par mois / utilisateur, ce qui correspond au tarif moyen sur le marché. Par exemple, l’outil N2F propose un prix de 5 € / mois / utilisateur (valeur probante des justificatifs incluse).

Quelle que soit la formule, vous disposez de l’application Smartphone permettant à tous les collaborateurs de photographier leurs notes de frais et de les envoyer dans le logiciel Expensify.

La formule gratuite propose en complément : la mise à disposition de cartes de paiement pour vos collaborateurs.

La formule à 5 $ propose en complément : un circuit de validation (1 seul approbateur) + la synchronisation comptable permettant de synchroniser le suivi Expensify avec le logiciel comptable de l’entreprise -> et d’obtenir ainsi les écritures automatiques.

La formule à 9 $ propose en complément : des circuits de validation plus complexe (plusieurs approbateurs possibles), la possibilité de mettre en place des politiques de dépenses et la production de rapports personnalisés (tableaux de bord de suivi des notes de frais par collaborateur / poste / période).

Synchronisation comptable : les logiciels compatibles

Résiliation :

Attention : engagement annuel.

Récupération des données :

Export comptable format CSV, Excel et via les logiciels comptables et RH compatibles.

Gérer ses notes de frais avec Expensify

La promesse

« Une plateforme digitale puissante pour gérer les dépenses de son entreprise et la numérisation des reçus ».

Quel service – pour qui ?

Un logiciel de gestion des notes de frais pour les petites entreprises de 2 à 20 collaborateurs.

Les fonctionnalités

Numérisation des reçus – Pré-saisie comptable

L’application Expensify permet de prendre en photo les reçus pour envoi dans le logiciel. Celui-ci s’occupe alors de :

• Stocker le reçu dématérialisé
• Créer une fiche de dépense (saisie de la date, du montant HT, TTC, calcul de la TVA…). Le logiciel comprend plus de 150 devises pour adapter le calcul, notamment pour les entreprises françaises
• passer l’écriture comptable associée

Synchronisation des cartes bancaires

Une fonctionnalité intéressante proposée par Expensify : la possibilité de connecter les cartes bancaires des collaborateurs avec le logiciel. Celui-ci crée alors automatiquement les notes de frais correspondantes, selon les dépenses engagées par carte.

Circuit de validation

Vous paramétrez le logiciel afin que le responsable reçoive une notification dès lors qu’un collaborateur intègre une note de frais au logiciel.

D’un simple clic dans le logiciel, le responsable approuve la note de frais et lance le remboursement.

La formule à 9 dollars permet de créer des circuits de validation plus complexe incluant plusieurs validations de plusieurs responsables.

Le suivi comptable automatisé

À la fin de la période, vous exportez les écritures comptables (export standardisé). Vous les transférez dans le logiciel comptable de l’entreprise, d’un simple clic.

Vous paramétrez les codes comptables en amont dans Expensify, ce qui permet d’automatiser le transfert d’un logiciel à l’autre.

Un système gagnant-gagnant

Toute l’équipe est gagnante :

• le collaborateur va simplement envoyer la photo dans le logiciel Expensify.
• Le responsable va simplement vérifier les différentes écritures et exporter les données vers le logiciel comptable.

La valeur probante des justificatifs

(archivage probant)

Nous ne trouvons pas d’information sur la potentielle valeur probante des justificatifs présents dans le logiciel.

• En cas de contrôle fiscal ou URSSAF, la valeur probante permet à l’entreprise de présenter les notes de frais dématérialisées présentes dans le logiciel en lieu et place des justificatifs papiers.

Gros point noir donc, pour Expensify.

Gestion automatique des indemnités kilométriques

Il y a plusieurs fonctionnalités un peu cachées dans le logiciel, notamment la possibilité de suivre le kilométrage de ses collaborateurs grâce à un GPS intégré à l’application.

Vos collaborateurs utiliseront ce GPS afin d’obtenir :

• le calcul automatique des kilomètres effectué
• la génération automatique de la note de frais associée

Reporting

La formule à 9 dollars fournit des tableaux de bord. Cela vous permet d’analyser les notes de frais de votre entreprise pour prendre les mesures adaptées : suivi des dépenses par collaborateur / par projet / par période et/ou par poste.

Vous pouvez définir des politiques budgétaires claires au sein du logiciel et obtenir des alertes lorsque celles-ci ne sont pas respectées.

Support technique et service client

Expensify propose un centre d’aide aux utilisateurs du logiciel, y compris en mode gratuit.

Il y a également :

• des tutoriels vidéo disponibles dans le logiciel, mais ils sont en anglais.
• Un centre de ressources documentaires type FAQ

Récapitulatif : avis clients

Il n’y a pas d’avis sur Google. Les avis des utilisateurs proviennent d’autres plateformes de notation. Globalement, la note Expensify tourne autour de 4 à 4.5.

Plusieurs utilisateurs ont remonté des bugs au niveau des synchronisations, ainsi que des difficultés d’accès au service client.

Avis final

De notre avis, le logiciel Expensify est puissant, mais plutôt adapté aux anglophones. La traduction du site en français n’est pas optimale, il y a quelques bugs au niveau de la proposition tarifaire.

Le fait que l’entreprise ne soit pas basée en France n’est pas rassurant selon nous : quid du service client, de sa disponibilité en français et de ses connaissances des systèmes comptables et de gestion français ?

De plus, le fait que nous ne trouvons pas d’information sur la valeur probante des justificatifs est un gros point noir pour une gestion des notes de frais fluide et optimale.