Avantages en nature et fiche de paie : comment les gérer en toute conformité ?

Avantages en nature, de quoi parle-t-on ?

Les avantages en nature peuvent être de trois catégories. On distingue les avantages en nature en termes de logement, de nourriture, mais également de véhicule.

Les avantages en nature peuvent être définis comme le fait pour l’employeur de fournir un bien ou un service à ses salariés. Ces avantages en nature sont soit mis à disposition de manière gratuite par l’employeur ou peuvent être en contrepartie d’une participation du salarié. Cette participation est toutefois inférieure à la valeur réelle des avantages accordés. Cela permet aux salariés d’économiser plus ou moins de frais en fonction de la gratuité ou de la participation à ces avantages. Les avantages en nature constituent un élément de rémunération à part entière. Ils sont donc soumis à l’impôt sur le revenu, et les cotisations sociales.

Il existe une multitude d’avantages en nature qu’il est possible de fournir au salarié par l’entreprise. Parmi les plus courants, on trouve :

• La mise à disposition d’une voiture de fonction
• Les tickets restaurants
• La mise à disposition de matériel informatique
• Les chèques emploi services
• La fourniture d’un abonnement, que ce soit un abonnement internet, de téléphonie…

Attention: les avantages en nature se distinguent des frais professionnels, tels que les frais de transport, les frais de repas… Les frais professionnels sont les dépenses effectuées par le salarié dans le cadre et pour les besoins de son activité professionnelle. Les frais professionnels sont remboursés par l’employeur à la hauteur des dépenses effectuées.

Qui peut bénéficier d’un avantage en nature ?

Les avantages en nature peuvent profiter aux salariés, aux assimilés salariés, aux apprentis, mais également aux stagiaires, dans l’hypothèse où ces avantages sont mentionnés dans la convention de stage.

Les avantages en nature peuvent résulter d’une convention ou d’un accord collectif, d’une décision de l’employeur, mais également des usages pratiqués par une profession. Ils peuvent également résulter du contrat de travail.

Les dirigeants de société peuvent aussi bénéficier d’avantages en nature au même titre que les salariés. La comptabilisation sur une base forfaitaire ou au montant réel des avantages accordés dépend de la nature de l’avantage reçu, et du statut (assimilé salarié ou travailleur non salarié) du dirigeant.

Comment intégrer les avantages en nature au sein de la fiche de paie ?

Comme évoqué, les avantages en nature sont considérés comme un élément de rémunération. A ce titre, ils figurent sur la fiche de paie du salarié et sont soumis aux cotisations sociales, entrent dans le calcul de l’impôt sur le revenu.

Le fait que les avantages en nature soient soumis aux cotisations sociales indique que l’employeur, comme le salarié paient des charges sur les avantages reçus. Le fait pour le salarié de payer des cotisations salariales sur les avantages en nature, permet de cotiser sur ces avantages auprès des organismes sociaux. Cela permet d’ouvrir des droits aux salariés qui prennent en considération le montant des avantages en nature reçus.

Ainsi, la fiche de paie intègre une ligne avantage en nature, indiquant à la fois la nature et le montant de l’avantage en question. Il est intégré au salaire brut perçu par le salarié.

Une fois l’avantage en nature pris en considération dans le calcul des différentes cotisations, le montant de ces avantages est déduit du salaire net à payer pour l’employeur au salarié.

Comment assurer une gestion de la paie en toute conformité ?

La gestion de la paie en entreprise peut vite devenir une tache chronophage et complexe. De plus les erreurs dans l’établissement des fiches de paies peuvent avoir des conséquences lourdes tant au niveau social que fiscal pour l’entreprise concernée. C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises délèguent la gestion des paies.

Il est possible de déléguer la gestion de paie en optant pour une paie assistée. La paie assistée est une option à mi-chemin entre la gestion de la paie en interne et l’externalisation de la paie.

Un prestataire vous accompagne sur toute la partie qui demande une expertise paie telle que la DSN, le calcul de la paie ou encore l’évaluation des avantages en nature. Bénéficier d’une expertise dans ce secteur ne peut être que recommandé, tant la paie et sa gestion sont encadrées par de multiples réglementations, qui de surcroit sont souvent modifiées. Cela permet à l’entreprise d’économiser du temps sur ce poste, mais nécessite tout de même d’avoir un salarié dédié au sein de l’entreprise pour collecter les éléments variables de paie, mettre à jour les dossiers salariés ou encore effectuer des contrôles.

Il est également possible d’opter pour une paie complètement externalisée. Avec une paie externalisée, l’entreprise gagne donc en temps chaque mois mais aussi en fiabilité puisque le prestataire garantit la conformité de la paie et engage sa responsabilité en cas d’erreur.

L’avantage d’une paie externalisée, notamment pour les PME, est d’avoir un prix au bulletin. Il faut savoir qu’une paie gérée en interne par un gestionnaire de paie est rentable au bout de 300 bulletins de salaire par mois. La paie externalisée est donc une solution totalement adaptée aux PME qui souhaitent une paie juste et réalisée en temps et en heure.