L’avantage des logiciels de gestion de paie dans une entreprise

La gestion de la paie en entreprise

La gestion de la paie implique la réalisation de diverses tâches de la part de l’entreprise :

• Saisie et contrôle de la paie
• Gestion des arrêts de travail
• Déclarations sociales
• Administration du personnel
• Gestion de la médecine du travail
• Conseil en droit social

La paie et sa gestion représente un des éléments fondamentaux du contrat de travail : en effet, la paie ou rémunération est la contrepartie du travail effectué, la réalisation de la tâche par le salarié. Elle fait partie du plus large domaine de la gestion administrative du personnel.

La gestion de la paie en entreprise implique plusieurs choses. La réalisation des différentes tâches de collectes de données relatives à l’activité du salarié : en effet, il faut prendre en compte les absences, les congés, mais également le planning du salarié afin de savoir comment et à hauteur de combien le rémunérer.

Vient ensuite logiquement l’étape du calcul de la rémunération, mais également les cotisations, les différentes contributions liées aux salaires, et désormais le prélèvement à la source.

Il faut également au titre de la gestion de la paie, produire les différentes déclarations obligatoires parmi lesquelles la déclaration unique d’embauche, et la déclaration sociale nominative.

La paie fait partie des domaines de l’entreprise fortement soumis aux divers réglementations et leurs constantes évolutions, tout comme le cadre conventionnel entourant ce secteur.

Le non-respect des obligations d’une entreprise lors de l’établissement de la paie peut entrainer des sanctions dans l’hypothèse d’un contrôle de l’URSSAF.  Ces sanctions peuvent être des sanctions financières, comme administratives ou bien pénales. En cas de conflit avec un salarié, une mauvaise gestion de la paie peut également entrainer des conflits prud’hommaux.

Au-delà des risques de sanctions et de conflits, une mauvaise gestion de la paie entraine des erreurs et oblige à une correction a posteriori.

L’avantage d’un logiciel de gestion de paie

La digitalisation des différents secteurs de l’entreprise a permis à ces dernières de se doter de logiciel de gestion de paie. Ces logiciels se servent de l’automatisation permise grâce aux progrès de la technologie pour une gestion de la paie automatisée, et conforme aux diverses réglementations.

Les entreprises et les RH ayant déjà opté pour un logiciel de gestion de paie ( tels que Sage Business Cloud Paie, Payfit, ou Cegid…) témoignent des nombreux bénéfices à acquérir ce type d’outil : cela permet dans un premier temps et de manière évidente d’optimiser le temps de travail pour la personne en charge de la paie au sein de l’entreprise, de s’assurer que l’établissement des fiches de paies soit toujours conforme à la réglementation sans cesse en évolution.

Les logiciels de gestion de paie permettent d’automatiser également les déclarations DUE, DSN, mais également les calculs de paie. Enfin, cela permet également le transfert des écritures vers la comptabilité, fonctionnalité doublement utile, car permettant d’économiser du temps, et de réduire le risque d’erreur dans la retranscription des informations.

Une fois que l’entreprise a pris la décision de faire appel à un logiciel de gestion de paie, le chemin est encore long à parcourir pour l’optimisation de ce pôle. Il faut ensuite que l’entreprise détermine ses besoins, et les points importants que devra gérer le logiciel de gestion de paie choisi. Sur internet, les propositions de logiciel de gestion de paie ne manquent pas : il existe de nombreux logiciels proposant tous les fonctionnalités de base d’un logiciel de gestion de paie, avec chacun des particularités s’adaptant plus ou moins aux différentes entreprises et secteurs d’activités.