Assistant administratif : missions et comment s'appuyer sur ce profil ?

Nous aborderons également le processus de recrutement et les perspectives d’évolution de carrière pour cet acteur souvent indispensable.

Comprendre le rôle de l’assistant administratif dans une PME

L’assistant administratif joue un rôle intéressant dans le bon fonctionnement d’une PME. Si on se situe du côté TPE, il est souvent le bras droit du dirigeant. Il l’aide à gérer les tâches administratives quotidiennes, permettant ainsi à ce dernier de se concentrer sur la stratégie et le développement de l’entreprise.

Si on se situe du côté des PME de plus grandes tailles, sans parler de bras droit du dirigeant, il reste souvent le pilier dans la gestion du quotidien.

Les tâches et responsabilités de l’assistant administratif

L’assistant administratif a un rôle polyvalent et ses tâches varient en fonction des besoins de l’entreprise. Parmi ses responsabilités, on peut tout de même citer :

• La gestion du courrier et des factures ;
• La préparation et la révision de documents tels que les rapports, les contrats et les présentations ;
• La gestion des appels téléphoniques et l’accueil des visiteurs ;
• La gestion des fournitures de bureau et des équipements ;
• La planification et l’organisation de grandes réunions.

Les compétences clés de l’assistant administratif

Pour réussir dans ce rôle, l’assistant administratif doit posséder un ensemble de compétences techniques et interpersonnelles.

Du côté technique, une maîtrise des outils bureautiques (tels que Word, Excel et PowerPoint) est essentielle. Une bonne gestion du temps et la capacité à travailler de manière organisée et efficace sont également importantes.

En ce qui concerne les compétences interpersonnelles, une excellente communication est évidemment cruciale. L’assistant administratif est souvent le premier point de contact pour les clients et les fournisseurs. Il doit donc être capable de représenter l’entreprise de manière professionnelle. De plus, le travail d’équipe et la capacité à travailler de manière autonome sont des qualités importantes pour réussir dans ce rôle.

En somme, l’assistant administratif est un élément clé du fonctionnement d’un collectif. Ses compétences et son dévouement contribuent grandement à l’efficacité voire à la croissance de l’entreprise.

L’impact de l’assistant administratif sur la croissance de l’entreprise

On vient de le souligner : l’assistant administratif a donc un impact potentiel significatif sur la vie du collectif. En prenant en charge les tâches administratives, il permet au dirigeant et à l’équipe de se concentrer sur leur cœur de métier.

Les avantages de l’assistant administratif pour une PME

L’assistant administratif apporte ainsi de nombreux avantages à un collectif :

• Meilleure gestion du temps en prenant en charge les tâches administratives chronophages ;
• Meilleure allocation des ressources en permettant au dirigeant et à l’équipe de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Il apporte une aide précieuse dans la gestion de projet : coordination des différentes parties prenantes, suivi de l’avancement du projet et confirmation du respect des délais.
• Il peut enfin être un véritable atout dans la relation client à travers la prise en charge de la gestion des appels voire des réponses aux sollicitations concernant le suivi de commandes/factures. Cela contribue fortement à une expérience de qualité dans la relation client.

Le processus de recrutement de l’assistant administratif

Recruter un assistant administratif peut à la fois sembler simple et complexe. Simple parce qu’il est courant d’entendre qu’il s’agit d’un emploi peu qualifié. Complexe parce qu’il est également courant d’entendre que les profils fiables et engagés ne sont rares.

Quelques jalons permettent aujourd’hui d’identifier faciliter la démarche : identifier ses besoins (tâches que vous souhaitez déléguer), les compétences associées et, évidemment, le profil comportemental de la personne avec qui vous aurez envie de travailler.

Les réseaux professionnels, les sites d’emploi et les agences de recrutement peuvent être de bonnes sources. Poser les questions adaptées à chaque jalon défini précédemment vous aidera à évaluer les compétences techniques et relationnelles des candidats.

Développement professionnel de l’assistant administratif

Les technologies évoluent, le monde continue de tourner : l’assistant administratif d’aujourd’hui n’est pas celui de demain. Bonne nouvelle : on peut bénéficier d’un développement professionnel continu en France.

La formation de l’assistant administratif

Il n’y a évidemment pas de parcours de formation type. Le poste d’assistant administratif peut aussi varier en fonction des besoins de l’entreprise. Certaines formations générales françaises sont cependant intéressantes pour ce poste : un BTS en assistanat de gestion ou en support à l’action managériale peuvent par exemple fournir les compétences nécessaires pour gérer les tâches administratives et de soutien.

Des formations complémentaires en bureautique, en communication ou en gestion de projet peuvent également être utiles.

Il est important de noter que l’expérience professionnelle et l’envie de se former peuvent aussi compenser un manque de formation formelle.

L’évolution de carrière de l’assistant administratif dans une PME

L’assistant administratif peut bénéficier de perspectives d’évolution de carrière intéressantes. En fonction de ses compétences et de son expérience, il peut évoluer vers des postes de responsable administratif, de coordinateur de projet ou de responsable des ressources humaines. Il n’est pas rare de voir un assistant administratif ayant une expérience en gestion de projet évoluer vers un poste de chef de projet

De même, nous avons tous déjà assisté à l’évolution d’un assistant administratif rigoureux, doté d’un excellent sens du relationnel et ayant accepté de se former, vers un poste de responsable RH.

Évidemment, l’évolution de carrière dépendra pour partie de la taille et de la structure de l’entreprise. Dans une petite PME, l’assistant administratif peut avoir des responsabilités plus larges et une plus grande polyvalence, ce qui peut faciliter son évolution vers des postes plus responsables. Dans une grande entreprise, l’évolution de carrière peut être plus structurée et nécessiter des formations complémentaires.