L’assemblée générale dans une SAS

Voici un article qui répond aux questions suivantes : Qui peut convoquer une assemblée générale SAS ? Comment rédiger le Procès-verbal d’une assemblée générale ? Comment organiser une assemblée générale ? Quel délai pour convoquer une assemblée générale ?

Les pouvoirs de l’assemblée générale au sein d’une SAS

Dans une SAS, c’est aux statuts de fixer la compétence et les pouvoirs de l’assemblée générale(AG). C’est à dire qu’il revient aux statuts de déterminer dans quels cas des décisions doivent impérativement être prises en AG.

En règle générale, elle est compétente pour toutes les décisions portant sur la modification des clauses statutaires de la SAS. Il en est ainsi du transfert de siège social d’une SAS, de la modification de l’objet social, etc.

Toutefois, le Code de commerce impose que les décisions suivantes soient prises par les actionnaires en AG :

• l’approbation des comptes annuels et affectation des bénéfices ;
• l’augmentation de capital de la SAS, la réduction de capital;
• la dissolution de la SAS ;
• la transformation de la SAS en une société d’une autre forme juridique ;
• la fusion, la scission ;
• l’examen des conventions réglementées.

On peut distinguer deux formes d’AG en SAS :

• • l’assemblée générale ordinaire (AGO) qui doit avoir lieu une fois par an afin d’approuver les comptes annuels et décider de l’affectation du résultat.
  • l’assemblée générale extraordinaire (AGE) qui doit avoir lieu à chaque événement qui peut entraîner une modification des statuts.

Le fonctionnement de l’assemblée générale dans une SAS

Ce sont les statuts qui fixent les règles de fonctionnement d’une assemblée générale dans une SAS : le mode de convocation des associés, le délai de préavis, le lieu de la réunion, la présidence de l’assemblée générale. Ces règles vont donc se décider dès la création de la SAS.

Il convient que les statuts prévoient les détails suivants :

Les règles de convocation à l’assemblée générale

La convocation est l’invitation des actionnaires à une assemblée générale.

En pratique, c’est le président de la SAS qui convoque les actionnaires à une AG. Les statuts peuvent cependant autoriser d’autres personnes à convoquer une AG comme le directeur général de la structure ou un ou plusieurs actionnaires présentant une certaine quote-part du capital.

Dans le silence des statuts, un actionnaire peut demander en justice la nomination d’un mandataire chargé de convoquer les associés. Pour cela, il n’a qu’à en faire la demande auprès du Président du Tribunal de commerce du ressort du siège de la SAS.

La convocation peut être écrite ou verbale. Cependant il est fortement conseiller d’envoyer la convocation par lettre recommandée avec accusé de réception. Cela permet d’écarter les éventuels conflits sur la validité de la convocation.

Chaque convocation doit préciser des informations essentielles. À savoir la date, l’heure et le lieu de la réunion ainsi que l’ordre du jour.

Enfin, pour la date d’envoi de la convocation dans les SAS, aucune règle particulière n’est prévue, si bien que les statuts peuvent prévoir n’importe quel délai de convocation. Cependant, il est préférable de se conformer à la jurisprudence et de prévoir un délai de 15 jours au minimum avant la tenue de l’assemblée.

La présidence de l’assemblée

En principe, c’est les statuts de la SAS qui désignent le président de l’AG.  Dans le silence des statuts,  il faudra procéder à la nomination du président de l’AG au début de la séance. Le président de séance peut être : le président de la SAS ou le Directeur général, ou un associé ayant le plus de voix.

Il est également possible de nommer un secrétaire et des scrutateurs pour vérifier la légalité du scrutin.

Les règles de représentation d’un associé en assemblée

Cela permet aux actionnaires de se faire représenter à l’AG en cas d’absence. Ce qu’il vaut mieux éviter compte tenu du caractère confidentiel des sujets pouvant être traité en assemblée.

Les règles d’établissement d’une feuille de présence

Cette feuille de présence n’est pas une obligation légale mais il est fortement conseillé d’en dresser une. Elle permet de s’assurer que le quorum de la réunion est atteint. Ayant une valeur juridique incontestable, ce document permet effectivement d’identifier tous les participants à la réunion.

La télécommunication à distance est possible à conditions que les statuts de la société ont prévus une clause permettant aux associés qui ne sont pas physiquement présents et représentés de recourir aux moyens de télécommunication à distance.

Les règles de majorité et de quorum dans les prises de décisions de l’assemblée générale

Ici encore, les règles de majorités applicables en  assemblée générale  sont prédéfinies dans les statuts : majorité simple, deux-tiers, trois-quarts ou unanimité.

En principe, chaque action donne droit à un droit de vote.

Toutefois,  la loi impose l’unanimité pour certaines décisions :

• les décisions comportant une augmentation des engagements des associés ;
• la modification des clauses statutaires relatives à l’inaliénabilité des actions, le changement de contrôle d’un associé, etc ;
• le changement de nationalité de la SAS, c’est-à-dire le transfert de son siège social à l’étranger.

Les statuts doivent également prévoir les règles de quorum applicables aux assemblées générales.  Le quorum se définit comme étant le nombre minimum d’associés présents ou représentés requis pour tenir valablement une assemblée générale et procéder aux délibérations.

Rédaction du procès-verbal d’une assemblée générale en SAS

Que ce soit dans le cadre d’une AGO, d’une AGE  la rédaction d’un procès-verbal d’assemblée est une formalité obligatoire à accomplir. Ce document sert de preuve en cas de litige et permet de justifier de la transparence de la SAS.

Il n’y a pas de règles prévues par la loi, ce sont les statuts de SAS, rédigés lors de la création de la SAS qui dictent la forme du PV d’assemblée générale de SAS.

Il doit néanmoins intégrer un certain nombre de mentions:

• La date et le lieu de réunion des actionnaires en assemblée générale ;
• Les noms et prénoms des actionnaires présents ou représentés ou la feuille de présence émargée par les associés présents ou leurs représentants et signée par le président de séance ;
• Le nombre d’actions et de voix détenues par les actionnaires présents ou représentés, avec l’indication du fait de savoir si le quorum est suffisant pour que l’assemblée générale puisse valablement délibérer ;
• La liste des documents et rapports soumis à la discussion des associés et qui doivent en principe avoir été mis à leur disposition préalablement à la réunion (tel que le rapport de gestion de SAS par exemple, avant l’assemblée générale ordinaire annuelle) ;
• Un résumé des débats entre associés ;
• Le texte des résolutions soumises à la décision des associés ;
• Le résultat des votes des associés, en indiquant à chaque fois si la résolution concernée est adoptée ou rejetée

C’est aux statuts de SAS de préciser qui signe le procès-verbal d’assemblée générale. En pratique le PV est signé par le président de la SAS et le président de la réunion si le président de la SAS ne préside pas la réunion. Il faut également que ces signataires paraphent ce document. Une fois rédigé et signé, le PV d’AG de la SAS est conservé dans le registre des délibérations disponible au siège de la société.

Les modalités de publicité des décisions prises en assemblée générale d’une SAS

Certaines décisions prises en AG doivent faire l’objet d’une publicité afin de les rendre opposable aux tiers. Cela concerne les décisions impliquant une modification des statuts. Pour cela une annonce légale doit être publiée dans un journal habilité à en diffuser.

Les PV d’assemblées générales de SAS n’ont pas à être déposés au greffe du tribunal de commerce en principe, sauf s’ils comportent une modification des statuts ou une décision ayant un impact sur l’extrait k-bis.

Il faut savoir que dans une SAS, les statuts prévoient librement la forme de prise de décisions collectives des actionnaires. La loi n’oblige pas les actionnaires à se réunir en assemblée générale. D’autres modes de consultation peuvent être adoptés pour prendre des décisions plus rapidement comme la consultation par correspondance ou l’acte sous seing privé.

Tout dépend de ce qui est prévue dans vos statuts. Il est donc important d’avoir des statuts de SAS bien rédigés sur ces aspects.

La tenue d’une assemblée générale en SAS est assez simple mais elle requiert un minimum de connaissance juridique et un temps de préparation.

Vous pouvez recourir à une plateforme juridique en ligne afin de vous aider à rédiger les différentes convocations aux assemblées générales dans une SAS. Un professionnel spécialisé sera mis à votre disposition. Il pourra également s’occuper de la rédaction des procès-verbaux afin que toutes les informations soient bien présentes et de les publier auprès du greffe.