L’assemblée générale extraordinaire en association : explications et déroulement

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Qu’est-ce qu’une assemblée générale extraordinaire d’une association ?

L’assemblée générale extraordinaire correspond à la réunion des membres de l’association pour échanger, discuter et/ou débattre sur des sujets importants concernant la vie de l’association. L’assemblée générale est extraordinaire dès lors qu’elle concerne des sujets urgents, problématiques ou importants !

On peut donc retrouver à l’ordre du jour d’une assemblée générale extraordinaire, notamment la prise d’une décision déterminante pour l’association :

• Le financement d’un projet important réalisé par l’association : la signature d’un prêt ;
• La décision d’exclure ou non un membre de l’association ;
• Le fait d’acquérir ou de vendre un bien immobilier ;
• Une modification considérable d’une des provisions des statuts juridiques de l’association : la dénomination, la composition du bureau ou encore l’objet social…
• Ainsi que la décision de dissoudre l’association, marquant la fin de vie juridique de cette dernière.

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Quand faut-il convoquer une assemblée générale extraordinaire d’une association ?

Pour répondre à la question « quand organiser une assemblée générale extraordinaire », il faut connaitre le but de cette assemblée. Dès lors que les sujets abordés impliquent des décisions majeures pour le fonctionnement de l’association, il faut prévoir une assemblée générale extraordinaire.

La loi offre une grande liberté dans la détermination des assemblées extraordinaires. Il n’y a pas de quota imposé ; toutefois, une décision déterminante doit être prise en assemblée générale extraordinaire.

Qui peut convoquer une assemblée générale extraordinaire d’une association ?

Les membres du bureau ou le conseil d’administration de l’association sont à l’origine de l’assemblée générale extraordinaire.

Les membres de l’association reçoivent donc, en principe, une convocation pour assister à l’assemblée extraordinaire. On retrouve dans les statuts les membres pouvant participer à l’assemblée ; le droit de vote ; le quorum ainsi que la majorité à atteindre pour valider la décision.

Comment se déroule une assemblée générale extraordinaire en association ?

Les statuts juridiques ou le règlement intérieur de l’association dictent l’organisation d’une assemblée générale extraordinaire. En principe, l’ensemble des membres de l’association peuvent assister à l’assemblée générale extraordinaire. Toutefois, il est possible que les règles instaurées en disposent autrement.

Revenons en détail sur le déroulement d’une assemblée générale extraordinaire d’une association !

La convocation à l’assemblée générale extraordinaire d’une association

Les modalités relatives à la convocation des membres sont régies par les statuts juridiques de l’association.

La convocation des membres se fait par écrit, via :

• Un courriel électronique ;
• Une lettre recommandée avec accusé de réception ;
• Par l’affichage d’une note dans les locaux ou une parution dans un journal local.

Sur la convocation, les informations suivantes y figurer :

• La dénomination de l’association en question ;
• Le nom de l’organisateur : le bureau ou le conseil d’administration ;
• La date, le lieu et l’heure de l’assemblée ;
• L’ordre du jour détaillé.

L’ordre du jour offre l’opportunité aux membres de l’association de s’exprimer et de préparer des débats pour le bon fonctionnement de l’association. En principe, ce sont les statuts juridiques ou le règlement intérieur de l’association qui régissent les conditions dans lesquelles les dirigeants d’une association doivent établir l’ordre du jour d’une assemblée générale.

Il faut impérativement convoquer les membres en respectant un délai de 21 jours minimum avant l’assemblée. Toutefois, lorsque l’assemblée extraordinaire est urgente, il est possible de réduire ce délai à 15 jours.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à aller consulter notre article sur : la convocation d’une assemblée générale en association. Le Blog du Dirigeant a également mis à disposition de ses lecteurs un modèle de lettre de convocation à l’assemblée générale en association. N’hésitez pas à le consulter pour vous en inspirer et l’adapter à votre association.

Le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire

A l’issue de l’assemblée générale extraordinaire, il faut établir un procès-verbal. C’est un document qui retranscrit par écrit les décisions prises en assemblée générale. Cet écrit est indispensable, il atteste du déroulement de l’assemblée. Il est assimilé à un compte-rendu de la réunion, aussi bien pour les membres présents que pour les absents.

Ce document est l’un des documents à transmettre à la préfecture en cas de modifications statutaires votées.

En principe, la rédaction du procès-verbal est assurée par le secrétaire de séance. On y retrouve les éléments suivants :

• La règle du quorum respectée ;
• Les informations figurant sur la convocation ;
• L’ordre du jour détaillé ;
• Les décisions prises durant l’assemblée ;
• Les résultats des votes en précisant les modalités du vote : à main levée ou à bulletin secret ;
• La signature du secrétaire de séance et celle du président de l’association.

Ainsi le procès-verbal est indispensable. Par ailleurs, les statuts juridiques de l’association peuvent prévoir que le procès-verbal d’une assemblée générale extraordinaire soit porté à la connaissance de tous les membres de l’association. Pour ce faire, il est envisageable d’envoyer par email le compte-rendu, de l’afficher dans les locaux, ou encore de le publier sur le site internet de l’association.