AirTable, la solution ultime de base de données

Parmi la multitude d’applications no code disponibles, AirTable se démarque en proposant une solution puissante répondant à un besoin majeur : la base de données. En effet, ce logiciel facilite la manipulation de données en entreprise ou en équipe et la gestion de projets.

Complet et pratique, son utilisation ne nécessite aucune connaissance en langage de codage.

AirTable : Définition et présentation de l’outil

Conçue en 2012 en Californie par Howie Liu, Andrew Ofstad et Emmett Nicholas, AirTable est une solution SaaS de productivité orientée vers les données. Elle vise à concilier la simplicité des feuilles de calcul à la flexibilité d’une base de données.

Ce logiciel est une interaction entre une feuille de calcul sans code et une base de données. De prime abord, l’outil arbore les mêmes caractéristiques que les très répandus Excel et Google Sheet.

Cependant son potentiel est bien plus large.

Un logiciel en mode Saas

L’accès à AirTable est en Saas (software as a service). Cela signifie que vous utilisez l’outil via un espace personnel directement en ligne. AirTable est accessible sur navigateur Web ou application.

Accessibilité

Accessible en version app, AirTable est compatible avec la plupart des systèmes d’exploitation (Windows, Linux, Mac OS, etc.) et pour un usage Desktop via un navigateur web (Chrome, Firefox, etc.).

Avec une bonne connexion internet et un navigateur à jour, on peut y accéder de n’importe où à partir d’une tablette, d’un iPhone ou d’un Android.

Une conception no code

AirTable se différencie en raison de sa conception no code. Cela signifie que vous pouvez utiliser l’outil et le personnaliser, alors même que vous n’avez aucune compétence informatique.

Des fonctionnalités avancées

AirTable intègre des fonctionnalités nettement plus avancées que celles des tableurs classiques type Google Sheet ou Excel.

Parmi elles, on peut relever AirTable Automations et AirTable Sync : des modules pour simplifier la gestion de projets, qui permettent notamment :

• d’automatiser des tâches répétitives
• de générer des rapports de manière automatique
• de créer des flux de travail personnalisés
• de mettre en place un CRM sur mesure
• de gérer la synchronisation des données,

De manière générale, vous accédez à une Marketplace fournie et très diversifiée. AirTable dispose aussi d’une fonction de traduction automatique.

Un accès collaboratif en temps réel

La solution AirTable favorise le stockage, le partage, l’analyse ainsi que la modification d’informations en équipe et en temps réel.

Vous pouvez ajouter des collaborateurs dans le cadre d’un travail en équipe.

Vous pouvez stocker et ranger des données suivant diverses configurations : cartes, tableaux Kanban, diagrammes de Gantt, calendriers, etc.

Quelles sont les fonctionnalités principales de AirTable ?

La gestion intelligente de bases de données

La fonction principale de l’application no code est l’organisation des bases de données. L’utilisateur a accès à une multitude de modèles lui permettant de créer facilement une base de données personnalisée en y intégrant des éléments de son choix.

Plus qu’un simple outil de gestion de bases de données, le progiciel surpasse la plupart de ses homologues en proposant des options de synchronisation, d’intégration de liens, d’images, de pièces jointes et bien plus encore.

L’importation de projets existants

AirTable propose une option qui permet d’importer des projets existants à partir de son appareil (ordinateur portable, Android, Mac, etc.). Pour importer un projet, le logiciel propose différentes options de téléchargement :

• Collage d’une URL dans un champ dédié ;
• Téléchargement d’un fichier Excel ou CSV ;
• Extraction du fichier du projet à partir de OneDrive, Google Drive, Dropbox, Box.

Une fois les données importées, celles-ci se présentent comme une feuille de calcul avec des options de modification. L’outil permet de sélectionner différents onglets de feuille, des valeurs de champ et de personnaliser les types de champ de sorte à en ressortir la valeur.

L’utilisateur a donc la possibilité de modifier l’aperçu du fichier importé et de changer les données des colonnes et des lignes avant de finaliser le processus d’importation.

Cette fonctionnalité de l’outil évite aux équipes de travailler en double ou de saisir manuellement les données d’un projet déjà existant.

La visualisation, la modification et la collecte de données

Le logiciel no code propose des options pertinentes permettant de créer diverses perspectives et de changer l’aperçu des données d’un projet.

Aperçu en Grille classique

Comme de nombreux outils de gestion de projet, les lignes permettent d’enregistrer des informations comme les tâches, les idées, les clients, le statut, la date limite, etc.

Lorsque l’utilisateur clique sur les lignes ou les colonnes d’une grille, il accède à des options pour modifier, dupliquer, insérer, supprimer, trier ou regrouper des champs. Néanmoins, cette vue n’est pas adaptée pour la création de sous-tâches.

Aperçus Kanban et Galerie

Les vues Kanban et Galerie sont d’autres perspectives de visualisation proposées par AirTable. Elles offrent de la flexibilité dans le glisser-déposer et permettent de modifier des tâches dans les onglets de la plateforme.

Ces vues présentent une orientation différente des tâches, mais la différence la plus flagrante se situe au niveau de l’organisation des tâches.

Le tableau Kanban utilise des couloirs pour structurer les tâches par condition. Cette vue offre des fonctionnalités intéressantes pour modifier et personnaliser les données.

La vue Galerie présente toutes les cartes comme des tâches dans une grille avec une fonctionnalité qui permet de les trier.

Aperçus Calendrier et Gantt

Les vues Calendriers et Gantt présentent chacune une perspective relative des données d’un projet dans le temps. Elles fonctionnent avec des dates et s’avèrent extrêmement pratiques pour distinguer les charges de travail des différents membres d’une équipe.

Les extensions

La section AirTable App, ancien AirTable Extensions permet aux équipes d’accéder à plus de 40 extensions développées par l’outil. En accédant à l’onglet « Toutes les extensions », les utilisateurs découvrent une large bibliothèque de plus de 150 extensions open source via GitHub.

Le marché d’extensions du logiciel comprend une variété d’applications tierces (Miro, Jira Cloud, Loom, Google Workspace, BaseQL, Tellephant, Data Fetcher, Formito, Typeform, etc.) parmi lesquelles les équipes ayant besoin d’intégrations pourront également choisir.

L’ajout d’extensions AirTable permet d’intégrer davantage de fonctionnalités pour obtenir plus de flexibilité dans la gestion de projet.

La solution no code propose aussi une option permettant de construire une extension sur mesure. Les équipes qui s’y connaissent en programmation ont donc la possibilité de modifier le langage d’assemblage d’un script afin qu’il réponde à leurs besoins.

Au passage, AirTable autorise la conception d’extensions sous Javascript, TypeScript, Remix et une dizaine d’autres dépôts de GitHub.

Les intégrations & les APIs

Pour pouvoir s’intégrer à d’autres applications, AirTable propose des APIs (Application Programming Interface).

Cette possibilité permet la connexion avec d’autres bases de données, les échanges de données et la synchronisation de fichiers entre différents programmes informatiques (API, extension, plugin, etc.).

La solution peut se connecter à des dizaines de plateformes (Zapier, n8n, Stacker, Slaask, Table2Site, etc.) et cela permet aux équipes d’optimiser leur flux de travail et de booster leur productivité.

Les automatisations

S’il existe bien une fonctionnalité qui augmente la performance et la convivialité des outils de gestion de projets, c’est l’automatisation. AirTable met cela à la disposition en vue de favoriser l’automatisme du flux de travail du projet.

Les utilisateurs ont la possibilité de choisir parmi la liste des automatisations préconstruites ou de « partir de rien ». Dans le dernier cas, il suffit de choisir des déclencheurs et des actions.

Après la configuration des propriétés d’une action, l’idéal est de tester l’automatisation, de l’activer et de la désactiver pour s’assurer de son bon fonctionnement.

La construction d’applications

AirTable propose un onglet intitulé « Interface », accessible par le menu de la bannière. Doté d’un concepteur d’interface version bêta, le logiciel s’avère pratique pour la conception d’interfaces ou d’applications web. L’utilisateur peut, entre autres :

• Effectuer des mises en page ;
• Personnaliser la configuration ainsi que l’organisation des données ;
• Prévisualiser la page avant d’autoriser la vue du projet aux autres collaborateurs.

Pour finir, les équipes ont à leur disposition un tableau de bord grâce auquel ils pourront ajouter des widgets personnalisés pour pouvoir suivre plusieurs points de données du projet.

Quels sont les avantages et les limites du logiciel no code AirTable ?

Les avantages d’AirTable

Entre la convivialité de l’espace de collaboration, le système personnalisable, la simplicité et l’intuitivité de l’interface, la solution réunit de nombreux points forts.

Environnement de collaboration convivial

Grâce à son interface de feuille de calcul, les utilisateurs ayant expérimenté Excel pourront rapidement s’adapter à son environnement. La familiarité avec le cadre de travail permet aux équipes de manipuler la feuille de calcul sans grande difficulté (ajout de notes, de commentaires et d’enregistrements, etc.).

Les lignes et les colonnes sont configurables pour des dynamiques basiques et plus complexes de bases de données relationnelles. Si l’outil propose des fonctionnalités plus avancées, il permet à l’administrateur de restreindre les accès à la base de données en définissant des niveaux d’autorisation.

Ainsi, il est possible de limiter un utilisateur à la lecture uniquement ou de lui donner un accès plus privilégié pour modifier ou créer une base de données.

Utilisation simple et très pratique

Les utilisateurs apprécient la simplicité en ce qui concerne la gestion des lignes et colonnes, notamment grâce aux outils de glisser-déposer.

Par ailleurs, chacun des utilisateurs peut disposer d’un tableau de bord personnalisé avec les informations qui lui sont utiles, cela, malgré l’accès partagé avec d’autres membres de l’équipe.

Système flexible, personnalisable et abordable

Flexible, AirTable peut servir à la fois de base de données, d’outil de collaboration ou de logiciel de gestion de projet.

Personnalisable, il permet aux utilisateurs de concevoir des bases de données sur mesure et adaptées à leurs besoins. Cela rend l’outil idéal pour la gestion d’une grande variété de tâches.

Prix attractif

Abordable, la solution est accessible gratuitement, avec 1200 entrées par base. L’utilisateur peut donc débuter par un usage gratuit et opter par la suite pour des options payantes afin d’accéder à plus de fonctionnalités.

Les limites d’AirTable relevées par les utilisateurs

Personnalisation limitée

Les modules et les extensions sont pour la plupart fixes. Cette défaillance se remarque également au niveau des templates qui ne sont pas aussi personnalisables que sur Notion, un logiciel concurrent tout-en-un de gestion de projet

Absence de la fonctionnalité de sous-tâche

La plateforme ne permet pas aux équipes de créer des sous-tâches pour leurs projets. Elle génère à chaque fois un tableau de bord distinct, ce qui ne convient pas toujours aux attentes des utilisateurs.

Combien coûtent les abonnements proposés par AirTable ?

AirTable propose 4 plans à son audience dont les coûts varient en fonction des caractéristiques (stockage, enregistrement, nombre d’extensions, etc.). Il s’agit des abonnements Free, Pro, Plus et Entreprise.

Abonnement Free

Le plan gratuit convient aux équipes de petite taille et aux personnes à la recherche d’une solution de gestion simple et non payante :

• Bases de données illimitées
• 5 utilisateurs maximum
• 1 extension par base
• 1 intégration de synchronisation
• 1 200 enregistrements par base
• 2 Go de stockage par base

Abonnement Plus

L’abonnement Plus correspond aux équipes ayant besoin de fonctionnalités plus avancées et d’un espace sécurisé pour la gestion de leurs flux de travail. La formule propose toutes les caractéristiques de l’abonnement Free + :

• 3 extensions par base
• 3 intégrations de synchronisation
• 5 000 enregistrements par base
• 5 Go de stockage par base
• Formulaires personnalisés
• Historique de 6 mois
• Synchronisation automatique de la table

La souscription à l’abonnement Plus est payante et coûte 10 $ par mois.

Abonnement Pro

Les équipes ayant besoin d’un flux de travail optimal et d’applications pour gérer leurs projets les plus importants peuvent opter pour un abonnement Pro. Cette formule comprend toutes les fonctionnalités du forfait Plus, complétées par :

• 10 extensions par base
• 7 intégrations de synchronisation, dont Jira Cloud
• 50 000 enregistrements par base
• 20 Go de stockage par base
• Vues Gantt et Timeline
• Historique d’un 1 an
• Vues personnelles et verrouillées
• Autorisation d’édition de champ et de table

La souscription au forfait Pro coûte 20 $ par mois.

Abonnement Entreprise

Le forfait Entreprise fournit le niveau de service le plus complet. Il permet aux entreprises d’accéder à des fonctionnalités de personnalisation, de sécurisation et d’administration de pointe, ainsi qu’à un support spécialisé. En plus des fonctionnalités de l’abonnement Pro, il offre les caractéristiques suivantes :

• Espaces de travail illimités par entreprise
• Extensions illimitées
• Intégration de la synchronisation sur place dans Salesforce et Jira
• 100 000 enregistrements par base
• 1 000 Go de stockage par base
• Historique de 3 ans
• Authentification unique basée sur SAML
• Panneau d’administration à l’échelle de l’organisation
• Programme de réussite continue
• Services professionnels inclus
• Services professionnels complémentaires

À la différence des abonnements Free, Plus et Pro, l’utilisateur doit contacter le département des ventes et demander un devis pour souscrire un abonnement Entreprise.

Les avis sur AirTable, la référence en matière de gestion de base de données

La solution enregistre de nombreux avis en ligne. Sur les différents comparateurs en ligne et réseaux sociaux, les milliers d’utilisateurs et de clients lui attribuent en moyenne une note de 4,5/5.

De manière générale, les utilisateurs sont satisfaits de la performance de l’outil no code. Inscription gratuite, organisation personnalisée, fonctionnement de tableur et gestion de base de données, l’application a su se démarquer des autres outils de gestion de projets.

Avec les fonctionnalités généreuses de son offre gratuite et aux essais de 14 jours offerts, les utilisateurs ont accès à un vaste champ de possibilités.

En résumé : notre avis sur l’outil

Performant, puissant et intuitif : nous pensons qu’AirTable est un atout pour la gestion des bases de données et la gestion de projets. L’outil propose de multiples fonctionnalités afin de favoriser le travail collaboratif.

Prise en main facile et interface attractive, il s’agit manifestement de l’une des meilleures solutions no code que vous trouvez actuellement.

Mais la prise en main peut être assez longue au regard des nombreuses possibilités. L’idéal est donc de tester AirTable dans sa version gratuite.