Administratif et comptabilité : les postes clés de l'entreprise

Rarement mis en avant, ces postes (pourtant clés) nécessitent des personnalités aux compétences multiples et pointues. Ce sont les adjoints administratifs et comptables qui simplifient votre quotidien de dirigeant, mais aussi celui de vos équipes.

Ce sont eux qui, dans l’ombre, préparent le terrain pour assurer la productivité et la croissance de l’entreprise, voire son image de marque ! Pour réussir le recrutement de votre adjoint administratif et comptable, nous vous proposons un topo sur les postes, missions, compétences et savoir-être des métiers de l’administratif et de la comptabilité.

L’administratif et la comptabilité : des métiers de l’ombre !

Le travail administratif et comptable constitue un élément important pour l’atteinte des objectifs

, quel que soit le secteur d’activité de l’entreprise, même si souvent, les personnes qui s’y consacrent évoluent en « back-office », dans l’ombre du dirigeant.

Nous le disions en introduction, les métiers administratifs et comptables permettent de préparer le terrain ou simplifier/optimiser/fluidifier le travail des équipes dédiées à la production directe de valeur ajoutée (le cœur de métier de l’entreprise).

Le recrutement de l’administratif / comptabilité doit donc être fait dans les règles de l’art pour garantir à vos équipes une productivité dédiée à 100 % à leur propre cœur de métier. Ne vous trompez pas de profil pour recruter votre partenaire administratif et comptable !

Différentes catégories de métiers pour le travail administratif

Toute entreprise, publique ou privée, opérant dans n’importe quel secteur et voulant assurer sa croissance, doit se doter d’un staff administratif compétent. Le travail du directeur administratif peut être comparé à celui du chef d’orchestre qui oriente/coordonne toute une équipe pour faire entendre des mélodies fascinantes ; ici, la finalité de l’entreprise. De ce fait, le métier de l’administratif est en relation directe avec l’existence des entreprises.

Le poste d’administratif est un vaste espace qui regroupe plusieurs métiers et le candidat peut y accéder avec des formations diverses.

Le métier de secrétaire administratif : profils, compétences et savoir-être

Dirigeant qui souhaitez embaucher un profil d’administratif, ne vous trompez pas de personnalité ! La fonction d’administratif, souvent appelée secrétaire administratif ou secrétaire de direction lorsque la personne évolue directement aux côtés du dirigeant, nécessite la réalisation de multiples missions pour l’entreprise.

La fonction de secrétariat

La fonction de secrétariat

n’est pas facilement accessible. Le secrétaire doit être multitâche. Dans son bureau, il doit maîtriser l’accueil physique ou par téléphone, mais aussi être polyvalent sur différentes missions pour réussir les tâches administratives. Le secrétaire effectue ainsi les missions de :

• réception physique et téléphonique
• gestion des appels téléphoniques pour un ou plusieurs collaborateurs
• organisation d’événements (réservation restaurant, confirmation de rendez-vous pris par les collaborateurs…)
• transmission des informations clés aux collaborateurs concernés – communication permanente avec les équipes, mais aussi communication pertinente ! (le secrétaire doit sélectionner les informations clés à transmettre aux équipes et le niveau d’urgence)
• saisie d’informations ou de dossiers dans la base de données
• classement informatique et papier
• réception et distribution du courrier, voire gestion du courrier (répondre dans les délais, suivre les accusés de réception…)
• gestion des mails, généralement issus de l’adresse « contact » de l’entreprise – implique la relance de prospects / premiers contacts, ainsi que la communication avec certains partenaires de l’entreprise
• gestion du planning d’un ou plusieurs collaborateurs
• …

Dans ce contexte, les atouts pour une carrière réussie dans ce métier sont :

• une vision organisée et pragmatique du travail
• un esprit commercial, une posture avenante
• une bonne maîtrise des outils informatiques
• la capacité à agir dans l’urgence, à identifier des solutions dans le feu de l’action ; nous pourrions dire que ce profil doit être doté d’une forte vivacité d’esprit
• généralement Bac +2 dans les métiers assistant de direction, secrétariat, logistique des entreprises

Les profils connexes au responsable administratif

Le secrétaire/adjoint administratif peut être entouré de collaborateurs aux compétences connexes, voire spécifiques :

L’opérateur de saisie : c’est un spécialiste dans la saisie des informations sur un ordinateur, au sein d’une base de données. L’organisation, la gestion des données informatiques, le travail sur l’enregistrement et la mise à jour des informations numériques sont l’essentiel de la mission de l’opérateur de saisie.

L’opérateur de saisie peut être plus réservé que son collaborateur au poste de secrétaire, car il ne réalise pas de missions d’accueil. Pragmatisme et organisation restent les maîtres mots de ce poste, indispensable à la bonne gestion de l’entreprise. Généralement, sa vision et sa méthode de classement des données impactent toutes les équipes et leur manière de fonctionner. Il doit être procédurier et bon communicant pour diffuser sa méthode d’archivage et de classement au sein de l’entreprise.

Le responsable administratif ou directeur administratif dans les entreprises de taille plus conséquentes. Le responsable administratif coordonne et planifie les missions des différents secrétaires qui composent son service administratif. Outre les qualités nécessaires au poste de secrétaire, votre responsable administratif doit déployer des compétences en matière de management des personnes. Le leadership et la gestion des ressources humaines sont des cordes supplémentaires à son arc.

Notre conclusion se résume par un conseil : ne négligez pas les postes administratifs au sein de votre entreprise. Ce sont ces collaborateurs qui vous font gagner du temps, de l’argent et, de manière générale, qui simplifient votre quotidien de dirigeant.

Différentes catégories de métiers dans la comptabilité

Dans les petites structures, le responsable administratif (ou directement le secrétaire administratif) est amené à suivre la comptabilité de l’entreprise en plus de ses missions évoquées ci-dessus.

Néanmoins, cette responsabilité nécessite des compétences supplémentaires dans les métiers du chiffre, c’est pourquoi il est recommandé d’embaucher une personne dédiée pleinement à la comptabilité en complément de celle(s) dédiée(s) à l’administratif. Dans les domaines du chiffre et en appui du dirigeant, plusieurs postes se dessinent.

L’assistant de gestion, le bras droit du dirigeant en matière de chiffres

Un poste clé en matière de suivi comptable dans les petites entreprises est certainement l’assistant de gestion

. Ce profil correspond au bras droit du dirigeant pour tout ce qui concerne l’aspect chiffré de l’activité : écritures comptables, suivi et analyse des tableaux de bord de gestion (en appui à l’analyse du dirigeant), suivi des factures et relances clients, voire édition des bulletins de paie et suivi des frais professionnels pour les équipes salariées…

Nous avons un profil en back-office, tout comme celui dédié à la gestion administrative, mais ici consacré pleinement aux aspects comptables et chiffrés de l’entreprise.

L’assistant de gestion doit avoir :

• de solides compétences en comptabilité et des obligations comptables à respecter (écritures comptables selon la nomenclature du Plan Comptable Général (PCG), pièces justificatives à conserver…)
• Une maîtrise du logiciel de comptabilité/gestion utilisée par l’entreprise
• Une vision analytique de ces chiffres qu’il interprétera en plus de les suivre assidûment.
• Là encore, pragmatisme et organisation sont essentiels à la maîtrise du poste.
• Enfin, une formation au discours à pratiquer en matière de relance client (et suivi des clients difficiles et mauvais payeurs) est nécessaire.
• Généralement, les assistants de gestion ont un Bac +2 dans les métiers de la comptabilité/gestion, assistant administratif ou de direction / gestion administrative (profil IUT/DUT/BTS).

Le métier de comptable pour l’entreprise

La mission du comptable, dans l’entreprise

Certaines entreprises se dotent d’un comptable au sein de leurs services

(en lieu et place de toutes les missions ou certaines missions réalisées par un expert-comptable).

Le comptable est chargé de la tenue des comptes de l’entreprise. Il suit, coordonne et vérifie chaque donnée comptable émise par chaque service. Il peut être chargé de la réalisation des comptes annuels et de la production/transmission de la liasse fiscale à l’administration dans le cas où l’entreprise ne délègue pas cette mission à un cabinet d’expert-comptable.

Il doit être capable d’analyser les comptes annuels et d’émettre des recommandations pertinentes et pourquoi pas, réaliser des tâches plus spécialisées lorsque le contrat de travail le prévoit (gestion pleine et entière de la paie des salariés, par exemple). Tout dépend ici de la taille de l’entreprise, du nombre de ses services et de la présence ou non d’un expert-comptable au service du dirigeant.

• Le comptable doit avoir une maîtrise parfaite des obligations comptables de l’entreprise et une aisance dans les chiffres encore plus pointue en matière d’analyse que l’assistant de gestion.
• Il doit avoir une bonne aisance relationnelle pour coordonner la comptabilité des différents services et communiquer efficacement ses besoins et attentes.
• Il maîtrise parfaitement le logiciel de comptabilité utilisé par l’entreprise
• Il dispose d’une bonne vision des obligations réglementaires de l’entreprise, telles que la convention collective ou les obligations liées à la fédération à laquelle appartient l’entreprise
• Le métier de comptable dans une entreprise nécessite un niveau de diplôme égal à Bac + 2 minimum, généralement Bac +3 en DCG (Diplôme de Comptabilité et Gestion).

Dans les plus grandes structures, la comptabilité jouit d’un service à part entière comprenant un responsable comptable accompagné d’un ou plusieurs assistants comptables.

Expert-comptable (externalisé) ou comptable (interne) ?

Beaucoup de TPE/PME n’embauchent pas de comptable, notamment à leurs débuts. Elles sous-traitent leurs suivis, révision comptable et réalisation des comptes annuels/formalités à un cabinet d’expert-comptable.

En parallèle, un assistant de gestion vient en appui du dirigeant pour le pilotage quotidien de l’entreprise. Une fois l’activité sur les rails et en pleine croissance, il peut néanmoins être économique de créer un service comptable – en interne – pour le travail de comptabilité, quitte à conserver le cabinet d’expertise comptable, uniquement pour certains aspects plus techniques ou complexes (conseils fiscaux, analyse des tableaux de bord, audit des comptes annuels…).

En effet, l’expert-comptable est régulièrement rémunéré au temps de travail passé. Plus vous nécessitez d’écritures comptables, plus le cabinet d’expert vous demande d’honoraires ! Le mieux est de comparer la différence de coût entre la délégation pleine et entière de votre service comptable à un cabinet d’expertise et le mix comptable interne – cabinet d’expertise en externe.

Attention, un comptable n’est pas un expert-comptable ! Le comptable ne peut pas attester les comptes pour l’administration fiscale et il est généralement moins compétent en matière d’optimisation fiscale ou de conseils stratégiques et financiers.

L’expert-comptable, quant à lui, est inscrit à l’Ordre des experts-comptables et il dispose du DEC (Diplôme d’Expertise Comptable) de niveau Bac + 9.

Les métiers du « back-office » de l’entreprise, en bref

En conclusion, les métiers administratifs et comptables, dits métiers du « back-office » de l’entreprise, sont peut-être aussi importants que ceux dédiés à la production directe de valeur ajoutée. En synthèse, ces postes clés aux côtés du dirigeant sont :

Pour la gestion administrative :

• Le secrétaire administratif ou responsable administratif, voire un service de plusieurs collaborateurs dédiés à la gestion administrative
• Éventuellement l’opérateur de saisie

Pour un appui en matière de chiffres :

• L’assistant de gestion
• Le comptable dont les missions remplacent et/ou complètent celles sous-traitées au cabinet d’expertise comptable

Bien sûr, certains collaborateurs pourraient cumuler les compétences/connaissances et savoir-être nécessaires à la conduite de toutes ces missions confondues, mais il sera certainement plus judicieux de multiplier les profils et vous entourer de personnalités aux sensibilités distinctes et complémentaires.