Siège social de l’entreprise : comment le choisir ou le modifier ?

L’inscription d’une personne physique au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers (RM), ainsi que l’immatriculation d’une société impose d’avoir une domiciliation qui permette de l’identifier. Sans domiciliation, l’immatriculation sera refusée.

L’adresse du siège social et indiquée sur l’extrait Kbis de la société. Elle doit obligatoirement figurer sur les documents commerciaux émis par l’entreprise (devis, factures, etc.). Par ailleurs, il ne faut pas confondre la domiciliation de l’entreprise, qui correspond à son adresse administrative, avec le lieu d’exercice professionnel qui correspond concrètement à son lieu d’activité.

Comment réaliser les formalités de transfert de siège social en ligne ?

Il est possible de faire de nombreuses formalités numériques en ligne dont celles du transfert de siège social.

Cette solution permet aux dirigeant de bénéficier d’un service de qualité moins cher et plus rapide que ce qui est traditionnellement proposé. Pour mieux connaitre les différences entre les différentes plateformes en ligne vous pouvez consulter notre article sur les différences entre les plateformes juridiques et qui décrit leur mode de fonctionnement.

Comment choisir le siège social de l’entreprise ?

Plusieurs solutions sont possibles pour la domiciliation d’une entreprise :

• Au domicile personnel,
• Auprès d’une société de domiciliation,
• En pépinière d’entreprise,
• Dans un local en propre.

Installer son siège social à son domicile personnel

Dans ce cas, les règles à respecter sont différentes selon la forme de l’entreprise : Entreprise individuelle ou Société.

Le cas d’une Entreprise Individuelle (EI)

L’entrepreneur individuel (commerçant, artisan, auto-entrepreneur…) peut domicilier le siège social de son activité à l’adresse de son domicile personnel.

 La disposition d’un local commercial n’est alors pas systématiquement requise.

En principe, même si les locaux sont affectés à un usage précis (habitation ou activité professionnelle), les entrepreneurs peuvent exercer leur activité à domicile, mais seulement si les règles d’urbanisme, le bail ou le règlement de copropriété ne s’y opposent pas.

Le créateur doit également notifier au bailleur ou au syndic de copropriété qu’il va utiliser son domicile personnel pour héberger son entreprise avant son immatriculation.

Les seules restrictions concernent les villes de plus de 200.000 habitants et les départements des Hauts-de-Seine, de la Seine-Saint-Denis et du Val-de-Marne, où le local doit être la résidence principale de l’entrepreneur et l’activité doit être exercée exclusivement par ses occupants, sans réception de clientèle ni de marchandises.

Le cas d’une Société

Le cas général

Pour une société qui dispose de la personnalité morale, le siège social ne peut être fixé qu’au domicile du dirigeant agissant en qualité de représentant légal

 (PDG ou gérant par exemple), et en aucun cas à celui d’un associé et ce de manière permanente.

Cas particulier

Lorsque certaines dispositions légales ou contractuelles (bail, règlement de copropriété ou d’urbanisme, …) s’opposent à cette domiciliation, cette dernière reste possible tout en étant toutefois limitée à 5 ans.

 Dans ce cas, le caractère provisoire, de la domiciliation doit être précisé lors de l’immatriculation de la société.

Installer son siège social auprès d’une société de domiciliation

L’entrepreneur (société ou entrepreneur individuel) a la possibilité d’utiliser les services d’une société spécialisée de domiciliation, agréée par le préfet du département (ou le préfet de police à Paris) et immatriculée au RCS.

Lors de sa demande d’immatriculation auprès du site du guichet unique, le créateur d’entreprise (le domicilié), qui installe le siège social de son entreprise dans des locaux qu’elle occupera en commun avec une ou plusieurs entreprises, doit présenter le contrat de domiciliation conclu avec le propriétaire ou le titulaire du bail de ces locaux (le domiciliataire).

Ce contrat est obligatoirement écrit, d’une durée minimale de 3 mois, renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation.

Le contrat de domiciliation doit être mentionné au RCS du domicilié,  avec l’indication du nom ou de la dénomination sociale et des références de l’immatriculation de l’entreprise domiciliataire.

L’activité de domiciliation ne peut être exercée dans un local à usage d’habitation principale ou à usage mixte professionnel.

Se faire domicilier dans les locaux d’une autre entreprise

S’il s’agit d’une société et de ses filiales, un contrat de domiciliation n’est pas obligatoire.

 Mais si celle-ci n’est pas propriétaire des locaux, il faut qu’elle obtienne l’accord écrit du bailleur avant l’immatriculation.

Le domiciliataire doit mettre à la disposition du domicilié des locaux dotés d’une pièce permettant la confidentialité nécessaire et la réunion régulière des organes de direction, d’administration ou de surveillance de l’entreprise, ainsi que la conservation des documents comptables.

Installer son siège social dans une pépinière d’entreprise

Rejoindre une pépinière d’entreprise, dans des locaux occupés en commun par plusieurs entreprises, permet au créateur d’être accompagné par des spécialistes,

 de profiter d’équipements et de services mutualisés, par exemple, des services de secrétariat, des espaces de réunion et de réception.

Les locaux mis à disposition sont généralement adaptées à la taille d’une entreprise naissante et le coût est modéré.

Installer son siège social dans un local en propre

Une entreprise peut être domiciliée dans un local dédié à son activité, qu’elle en soit propriétaire ou locataire.

Il faut cependant vérifier, pour pouvoir y exercer une activité, qu’aucune disposition législative ou contractuelle ne s’y oppose (règles d’urbanisme ou clauses du bail par exemple).

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Comment transférer le siège social de votre entreprise ?

Tout changement d’adresse, considéré comme un transfert de siège social, doit faire l’objet d’une modification des statuts de l’entreprise et d’une publicité.

Il doit être également déclaré en ligne sur le site du guchet unique qui permet de réaliser les formalités juridiques pour les entreprise. La suite de cet article décrit les grandes lignes sur transfert de siège social, pour plus d’informations sur la procédure à suivre les les formalités liées au déménagement du siège de votre société, vous pouvez consulter notre article : Le transfert du siège social.

Le transfert de siège social : la modification statutaire

Le déménagement du siège social

 constitue une modification statutaire de l’entreprise, car il conduit à modifier l’adresse du siège social figurant aux statuts. Cette modification statutaire doit résulter d’une décision préalable prise par les organes de décision de la société.

Le transfert de siège social dans une SARL

Dans une SARL, la décision du transfert de siège social

  doit être prise lors d’une assemblée générale extraordinaire  des associés. Mais si le transfert est réalisé dans le même département ou dans un département limitrophe, le gérant peut seul en décider sous réserve de faire ratifier sa décision par l’assemblée générale extraordinaire des associés.

Le transfert de siège social dans une SA

Dans une société anonyme (SA), le conseil d’administration ou le conseil de surveillance peuvent décider du transfert de siège dans le même département ou dans un département limitrophe, sous réserve de sa ratification par l’assemblée générale ordinaire. Le transfert de siège social en un autre lieu relève de l’assemblée générale extraordinaire.

Le transfert de siège social dans une SAS

Dans une société par actions simplifiée (SAS), la loi n’impose aucune décision collective pour un transfert de siège social. Ce sont les statuts, établis à la création de la société, qui déterminent l’organe compétent. Lequel peut être, par exemple, la présidence ou tout autre organe créé par les statuts.

Publication du transfert de siège social

La société dispose d’1 mois à compter de l’acte modificatif (par exemple, le procès-verbal de l’assemblée générale qui a pris la décision) pour publier un avis de modification dans un journal d’annonces légales (JAL) indiquant le nouveau et l’ancien lieu du siège social :

• si le ressort du tribunal de commerce est inchangé, l’avis doit être inséré dans un journal d’annonces légales du lieu du siège social ;

• si le ressort est différent, 2 avis doivent être publiés (le premier dans le journal d’annonces légales du lieu de départ, le second dans le journal du lieu d’arrivée du siège social).

Les mentions obligatoires dans l’avis de transfert de siège d’une société dans le ressort d’un autre tribunal, varient selon que la société est commerciale ou non.
De plus, en cas de transfert de siège social d’une société titulaire d’un agrément ou d’une autorisation délivrée par une autorité de contrôle pour l’exercice de son activité réglementée, le diplôme, l’agrément ou l’autorisation d’exercice doivent être joints au dossier. Le cas échéant, cette autorisation doit être modifiée auprès de la nouvelle autorité compétente territorialement.

Déclaration du transfert de siège social sur le guichet unique

La modification statutaire doit ensuite être déclarée en ligneauprès de l’INPI, sur le site de formalité des entreprises, ou du greffe du tribunal de commerce dont dépend territorialement le nouveau siège social.

Pour être enregistré, l’acte modificatif (comportant la décision de transfert de siège) doit être accompagné

• d’un exemplaire des statuts mis à jour, daté et certifié conforme à l’original par le représentant légal,
• du formulaire M2 pour une personne morale ou P2 pour une personne physique,
• d’un justificatif de jouissance des nouveaux locaux (titre de propriété, contrat de bail ou de factures d’électricité, par exemple),
• de l’attestation de parution ou de l’avis paru dans un journal d’annonces légales.